Uzel Grubu

Amaç, verimliliği ve dolayısıyla rekabet gücünü artırmak

Başından bu yana bilgi işlemin gücünden yararlanarak rekabet gücünü artırmayı ilke edinmiş olan Uzel Grubu, IBM yazılımları kullanarak başlattığı iş akışı ve doküman yönetimi pilot uygulamalarını tüm kuruma yaygınlaştırmayı planlıyor. Konuyla ilgili olarak Uzel Grubu Bilgi İşlem Müdürü Erdem İnce ve proje ekibi ile biraraya geldik...

IBM SOFTWARE: Uzel Grubu olarak işakışı ve doküman yönetimi için IBM yazılımlarını kullanmaya karar verdiniz. Bu süreci özetleyebilir misiniz?
ERDEM İNCE: Uzel Grubu’nda bilgi işlem gücü, organizasyonun yaşamında değişik nokta-larda rol oynuyor. Biliyoruz ki bir kurumda Belge Bazlı Sistemler (Transactional Processing System), Yönetim Bilgi Sistemleri (Management Information Systems), Ofis Otomasyon Sistemleri (Office Automation and Knowledge Management System), Karar Destek Sistemleri (Decision Support System), Üst Yönetim Bilgi Sistemi (Executive Information System) gibi birbirleriyle etkileşim içerisinde olan çeşitli sistemler olmak durumunda. Uzel Grubu, verimli, öğrenen, rekabetçi, talebe anında yanıt verebilen bir organizasyon olma yolunda gerekli teknolojik altyapısını uzun yıllardır kuran, yüksek teknolojiye yatırım yapan bir kuruluştur. Örneğin ilk SAP yatırımımızı 1998 yılında yaptık ve otomotiv sektöründe bu yatırımı yapan ilk şirket olduk. Pek çok otomotiv şirketi bu yatırımı son bir kaç yılda yapmıştır. Hatta bazıları bu konuyu 2005 programına yeni almıştır. SAP içinde iş akışı anlamında bazı çözümler olmakla ve grup içinde SAP’nin belirli fonksiyonları kullanıl-makla beraber, biz iş akışı uygulamasının bütün Uzel Grubu’nu kapsayacak şekilde kullanılabilmesini arzu ettik. Bu nedenle de bir iş akışı yönetimi yazılımına ihtiyaç duyduk. Bu konuda dünya standartlarını inceledik, Gartner raporlarına baktık, Workflow Management Coalition organizasyonunun yayınladığı dokümantasyona başvurduk. Ayrıca Türkiye’deki uygulamları görmek için ziyaretler de yaptık. Bu şekilde pek çok iş akışı yazılımını inceledikten sonra bize en uygun olan çözümün Lotus Workflow yazılımı olduğuna karar verdik.

İş akışı uygulamasından beklentileriniz nelerdi?
Eİ: Uzel Grubu, Tarım, Otomotiv , Motor ve Kapital olarak dört ana iş ünitesinden ve bunları destekleyen Mali İşler, Global Satınalma, Lojistik ve İnsan –Bilgi Kaynakları İş Birimlerinden oluşan bir yapıya sahiptir.. Ünite ve iş birimlerindeki işlerin gerek form bazlı olanlarını gerekse diğerlerini elektronik ortama döküp, buradan süreçlerimizi daha verimli yöneteceğimiz bir yapıyı oluşturuyoruz. Bunun müşteri ile doğrudan ilişkili süreçlerde doğrudan gelir artışını sağlayacak sonuçlarda yaratacağını biliyoruz.. Bu sayede iş süreçlerimizin daha kolay yönetilebilir bir hale gelmesini sağlayacağız. Zaman, maliyetler ve müşteri memnuniyeti olarak artılar getirecek, sonuç olarak da gelire dönüşecek bir sistem bu. Zaten bilgi işlem yatırımlarına artık geri dönüşüne bakılarak, net olarak elde edilecekler hesaplanarak karar veriliyor. Üstelik bu yatırım sadece teknoloji yatırımı-nızla da sınırlı değil. Zaman yatırımı da yapı-yorsunuz. Örneğin bir satış sürecini iş akışı uygulamasına aktarırken, satış elemanınızın iş zamanından harcıyorsunuz. Biz iş akışı uygulamasını İnsan Kaynakları bölümümüzde bireysel performans yönetiminde başlattık. Bunu takiben kuruluşumuz tüm ünite ve birimlerine iş akışı uygulamamızı yaygın-laştıracağız. Bu yaygınlaştırma için yarat-tığımız formları Exchange, SAP ve Web bazlı uygulamalarımızla da entegre edebilmemiz gerekiyordu. Bunu da Lotus Workflow ile sağlayabiliyoruz.

Doküman yönetimi tarafında neler yapıyorsunuz?
Eİ: Doküman yönetimiyle ilgili pilot bir çalışmamız var. Bu bizim elbette tüm Uzel Grubu’na yaygınlaştıracağımız bir çalışma. Ancak pilot uygulamada elde edilen başarının üzerinde yükseltilmesi gerekiyor. Grubumuzda 500’e yakın PC ve her birinde de yaklaşık 10 gigabyte’lık disk bulunduğunu düşünürsek, 5 terabyte’lık bir bilginin verimli bir şekilde yönetilmesi gerekliliğiyle karşı karşıyayız. Yani bizim, Word, Excel, Powerpoint, pdf, text, html olarak 5 terabytelık bilgimiz var ve bu bilgiyi ulaşılabilir, taranabilir ve paylaşılabilir hale getirmemiz gerekiyor. Biz de bu verilerin paylaşılabilir, yönetilebilir kurumsal bir kimlik kazanabilmesi için bir doküman yönetimi aracı aradık ve Domino Document Manager ile pilot bir uygulama gerçekleştirdik. Domino Document Manager’ı seçmeden önce de iş akışı uygulaması seçerken uyguladığımız yöntemlere başvurduk. Yani Gartner raporlarına, üçüncü parti çözümlere, iş akışı uygulamasıyla entegrasyonuna baktık.

Sizce seçiminizde IBM ve teknolojilerinin hangi özellikleri etkili oldu?
Eİ: Dediğim gibi uluslararası standartlara göre bir sorgulama yapıyoruz ve burada önerilen ürünlere bakıyoruz. Ancak iş bununla bitmiyor, kendi içimizde de bazı seçim kriterlerimiz var. Alacağımız ürün, teknik anlamda uzun vadeli destek alabileceğimiz, ürüne gelecekte yapılacak yatırımlardan emin olabileceğimiz, geliştirdiği teknolojilerle öncülük yapabileceğine inandığımız bir kurum olması gerekiyordu. Bizden traktör almak için yurt dışından gelen müşterilerimiz de bu tip sorgulamaları bizim için yapıyor. Halka açık olup olmadığınız, gelecek vaad edip etmediğiniz, know-how’mızın yeterli olup olmadığı inceleniyor. Yani biz de IBM’i ve teknolojisini çeşitli sorgu kriterlerine göre incelediğimizde bize en uygun ürünlerin Lotus Workflow ve Domino Document Manager olduğuna karar verdik.

Karar verildikten sonra nasıl ilerlediniz?
Eİ: Şimdiye kadar sözünü ettiğim aşamalarda IBM ile yol almıştık ve IBM bizi Çözüm Ortağı TTG ile biraraya getirmişti. Pilot bir uygulamayla başlayacaktık ve İK departmanımızda büyük bir ihtiyaç olan, şirket verimliliğine de doğrudan katkısı olacağına inandığımız performans değerlemeyle işe başlamak istedik. Genel açıdan baktığımızda kağıtsız bir ortama geçmek, süreçleri şeffaflaştırmak ve elektronik ortama taşıyarak daha rahat rapor alabilmek, elektronik ortamda üst yöneticilerin kendi elemanları hakkındaki değerlendirmelerini ya da verilen işlerin birimler arasında takip ve ölçümlenmesini sağlamak gibi hedeflerimizi TTG ile de paylaştık. Pilot proje için insan kaynakları departmanından başlıyor olmak aslında son derece stratejik bir karardı. Çünkü 2005 yılının başında bütün personelimizin hedeflerini burada tanımlamak ve bir yıl boyunca burada değerlendirmelerini yapmak ve 2006’ya bu ölçümleri almış bir şekilde girebilmek hedefi vardı.

Bu noktada TTG adına aramıza katılan Sinem Ünlü Şenyol’a bir soru sormak istiyoruz. IBM bu proje için TTG’yi Uzel’e yönlendirdiğinde karşınızda çözülmesi gereken neler vardı?
SİNEM ÜNLÜ ŞENYOL: Sanırım IBM, insan kaynakları hakkında know-how’a sahip, Uzel ile aynı dili konuşabilecek bir çözüm ortağını bu projede konumlandırmak istedi. Çünkü bu konuda TTG’nin önemli bir deneyimi bulunuyordu. Hem SAP ile entegre, iş akışında Lotus Workflow’u kullanan, aynı zamanda Outlook ve Exchange ile entegre olabilen bir uygulamayı daha önce başka bir kuruluşta gerçekleştirmiştik. Domino Document Manager ürününde de farklı kuruluşlarda hayata geçirdiğimiz bir takım projeler vardı. Yani hem teknik yeterlilik, hem insan kaynakları uygulamalarına iş anlamında bakış açımızın bir arada bulunması nedeniyle bu proje için biz de heyecan duyduk ve çalışmaya başladık. Bugüne kadar, ürünlerin kurulumu, konfigürasyonu, projenin geliştirilmesi ve yazılması, testlerin bir arada gerçekleş-tirilmesi, ihtiyaçların üzerinden gidilmesi ve de eğitimlerin sonuna kadar eğitimlerinin verilmesi işlerini yürüttük ve yürütmeye de devam ediyoruz. Uzel’in bilgi işlem tarafında bu uygulamalarda bir bilgi birikimi yoktu. Dolayısıyla bir yandan proje geliştirilirken bir yandan da bilgi işlem ekibinin ileride bizden bağımsız da kendi ihtiyaçlarını geliştirebilecek şekilde bilgi birikimine sahip olması için çalıştık. Aslında Uzel’in insan kaynakları departmanı ve bilgi işlem departmanı, TTG’nin yazılım ve iş danışmanı ekibi ile birlikte bu işi yaptı diyebiliriz. İş danışmanlığını veren ekibimiz, aslında işin en başında yani projenin analizi ve oluştu-rulması, omurganın çıkarılması kısmında çok aktif olarak çalıştı. Daha sonra zaten geliştirme sürecine girildi.

IBM tarafında da Erhan Karamehmetoğlu’na dönelim o zaman. Siz bu proje için yaşadığınız süreci anlatabilir misiniz?
ERHAN KARAMEHMETOĞLU: IBM Yazılım Grubu olarak sıklıkla altını çizdiğimiz bazı özelliklerimiz var. Bunlar arasında, yazılım portföyümüzde yer alan ürün ailelerine ait ortak bazı yetenekler, entegrasyon, esneklik, ölçeklenebilirlik, platform bağımsız olmak, standartlara uygunluk olarak özetlenebilir. Uzel’deki ihtiyacı öğrendiğimizde, bizim açımızdan stratejik gördüğümüz güzel bir çalışma yapılabileceğini düşündük. Uzel, halihazırda kullanmakta olduğu SAP ve Exchange uygulamalarını tamamlayacak, esnek ve kolay kullanımlı, kendi içerisinde ve var olan diğer uygulamalarla entegre, kurumsal bir çözüm arıyordu. Uzel bu bakımdan bizim için çok güzel bir örnek oldu. Uzel ile IBM’in donanımdan gelen uzun soluklu ilişkileri vardı. Ancak bu bizim Uzel ile IBM Yazılım Grubu olarak ilk projemiz. IBM yazılımının ya da orta katman (middleware) alt yapısının olmadığı bir ortamda Lotus Workflow’u pozisyonlan-dırdığımız günden itibaren iki şey yaptık. Birincisi, Uzel Bilgi İşlem’in bizim teknolo-jimizi tercih etmesi için ürünlerimizi ve pazardaki teknolojik olgunluğumuzu, yaygınlığımızı gösterecek ortak çalışmalar gerçekleştirdik. İkincisi, iş tarafında insan kaynakları ile görüşerek onlar için de en uygun çözüm ortağımızı devreye almak istedik. Pazarda güvendiğimiz Çözüm Ortaklarımızla Uzel’in buluşmasına yardımcı olduk. Uzel’in tercihi, TTG ile çalışmak doğrultusunda oldu. TTG, bu alanda güvendiğimiz ve böyle bir projeden heyecan duyacak bir çözüm ortağımızdı. Hem insan kaynakları konusunda akademik birikimleri vardı hem de iş akışı uygulamalarında yetkinliklerini ispatlamışlardı. Projenin çok kısa bir zamanda bitmesi gerekiyordu. Uzel açısından da güvenilir teknoloji ve güvenilir bir çözüm ortağı kritik idi. Bizler elimizden geleni yaparak zamanlamaya ve Uzel’in önceliklerine uygun bir proje gerçekleştirdik. İş akışı her bölüme, her departmana, kurum içerisinde pek çok farklı alanda uygulama sahası bulabilecek bir uygulama. Gerek SAP’yi gerekse Exchange’i tamamlayıcı olarak Uzel’de insan kaynakları ile başlayan bu projenin çok daha değişik uygulama alanları bulacağını düşünüyoruz. Örneğin satın alma sürecinin iş akışına uyarlanması en tipik örneklerden biridir. Kağıtsız ofis ortamını desteklemek üzere masraf formları, izin formları, avans formları şeklinde bu örnekleri çoğaltabiliriz.

Kağıtsız ofis ortamı dediğinizde aslında doküman yönetimi işin içine giriyor öyle değil mi?
BERNA TUCEL: Kesinlikle! Doküman yönetimi aslında Uzel’in kağıtsız ortama geçiş vizyonuyla örtüşüyor. Doküman bazlı iş akışları ya da belli dokümanların belli ortama taşınması söz konusu. Dolayısıyla iş akışı ve doküman yönetimi birlikte elektronik ortama taşındığı zaman Uzel açısından çok değerli hale geliyor ve geri dönüşü çok yüksek bir proje olarak görülüyor.

Bu kez teknik ekipten Celil Çiynekli’ye sorularımızı yöneltmek istiyoruz. Celil Bey, projenin gelişimi ve ürünler hakkındaki izlenimleriniz neler oldu?
CELİL ÇEYNEKLİ: Lotus Workflow süreç geliştirme hızını artıran bir araç. Görsel bir arabirim ile hemen iş akışlarını tasarlaya-bileceğiniz ve ivme kazandırabileceğiniz süreç yönetimi söz konusu. Biz hem teorik analizlerde hem de kod geliştirme sürecinde TTG’yi izleme ve onlarla birlikte çalışma fırsatı bulduk. Kodun gelişim aşamasında Lotus Workflow’da nasıl akış geliştirildiğine dair bir eğitim de almış olduk. Çalışmanın geri kalan arayüz tasarımları gibi ayrıntılı kısımları ise TTG’nin kendi şirketi içinde geliştirildi. Bu noktadan sonra bireysel performans uygulaması test aşaması olarak bize sunuldu. Bundan sonra alfa testini başlattık. Çıkan hatalar zamanla ayıklandı, kodlar üzerinde değişiklik yapıldı ve bugünkü aşamaya geldik. Gerek Lotus Workflow gerekse Lotus Domino Document Manager çok uzun süredir kendini ispat etmiş ürünlerdi zaten. Bizler de bundan sonra pek çok ihitiyacı kendi içimizde karşılayabilecek düzeye geldik.

Nezir Bey, siz de bu projede Uzel’in insan kaynaklarını temsil ediyorsunuz. Sizin ihtiyaçlarınız neydi ve nasıl çözüm arandı?
NEZİR YALÇINKAYA: Artık dünyada stratejik insan kaynaklarından söz ediliyor. Şirketlerin en önemli kaynağının insanlar olduğu epeydir fark edildi ve bu yönde de yatırımlar yapılmaya başlandı. Biz de Uzel’de insan kaynaklarını stratejik olarak yönetmek için elimizdeki donanımların da stratejik olması yönünde bir karar aldık. Buradaki en önemli donanımımız da aslında iletişim. Bu iletişimi biz daha önce kağıt ortamında yapıyorduk. Bunu daha etkin ve verimli kılabilmek için de elektronik ortama taşımayı düşündük. Süreçlerimizi elektronik ortamda yürütmek-ten bahsediyoruz ve bu konuda en önemli iletişim aracı olarak iş akışı uygulamasını seçtik.İnsan kaynakları tarafında bazı kaygılarımız vardı. Kendimizi iyi ifade edebilecek miyiz, çözüm ortağı ile aynı dili konuşabilecek miyiz gibi... Bir kere oluştu-rulacak çözümün arayüzünün kullanıcılarımız için kolay olması, arkada çalışan uygulama-larla entegre olması, bizi çok tekniğin içinde boğmaması gerekiyordu. TTG, bizim bu yöndeki ihtiyaçlarımıza en iyi yanıt veren firma oldu.

Peki sizce bu projenin en kritik artısı nedir?
NEZİR YALÇINKAYA: Zaman olarak da verimlilik kazanırken maliyetleri düşürüyorsunuz ve en önemlisi artık rutin işlerden sıyrılıp insan kaynakları olarak stratejiyi düşünmek için daha fazla zaman ayırıyorsunuz. Zaten iş akışı uygulaması arayışımızın başlangıç noktası stratejik insan kaynakları anlayışımıza dayanıyordu. Uzel Grubu olarak düşünürseniz, birden fazla lokasyona dağılmış şirketlerimiz ve çalışanlarımız var. Hepsini bir çatıda, bir iletişim platformunda birleştirmek için böyle bir programa ihtiyaç olduğu bizim strateji yönetimimizden geldi. Bundan sonraki aşamalarda insan kaynaklarının tüm süreçlerini artık elektronik ortamda modelleyeceğiz ve uygulayacağız. Uzel Grubu bünyesinde olan bölümleri; özellikle kalite yönetimi, AR&GE, satış pazarlama ve tüm ana fonksiyonlarımızı artık iş akışında modelleyeceğiz diye düşünüyorum. Bu uygulamayı ilk etapta 490 beyaz yakalı personelimizle başlatıyoruz. İleriki dönemde mavi yakalılarımızın performansını da bununla değerlendirdiğimiz zaman müthiş bir verimlilik kazanacağımızı düşünüyorum. Toplam 1850 personelimize yaygınlaştırdığımızda, bireysel hedeflerin Uzel Grubu’nun stratejileri ile uyumunu anlaşılır hale getireceğiz. Herkes kendi hedefinin Uzel Grubu’nun hangi hedefine katkı verdiğini, hangi süreçte ve hangi oranda değer kattığını görmüş olacak. Bütün bu süreçte Lotus Workflow’un esnek yapısının avantaj-larından yararlanacağımızı düşünüyoruz. Biz bu projeye 20 Ekim 2004’te başladık ve eş zamanlı mühendislik yaptık. Kavramsal olarak tasarımımız hazırdı, bir performans yönetimi prosedürümüz vardı. Fakat geldiğimiz noktada o prosedürü aştık ve başlı başına bir sistem kurduk. 20 Ekim 2004’ten bu yana sistemi sürekli geliştirdik. Alacağımız uygulamanın esnek olması, devamlı geliştirilebilir, hatta tasarlarken bile geliştirilebilir olması önemliydi. Bunu da sağladığımızı zannediyorum.

Bugün olsa yine Lotus Workflow’u ve TTG ile çalışmayı seçer miydiniz?
NEZİR YALÇINKAYA: Kesinlikle. İhtiyaç ve beklentilerimize karşıklık aldık ve ötesine de geçtik çünkü. Uzelin İnsan Kaynakları sistemlerine ilişkin know-how’ını uygulamaya aktarabilecek uygun bir platform bulduğumuzu düşünüyorum. Bundan sonraki dönemde, bu platform hayal ettiklerimizden yola çıkarak Uzel Grubu’nun geleceğini yönetilebilir kılabilmek için kullanacağımız stratejik iletişim araçlarımızdan biri olacaktır.

SİNEM ÜNLÜ ŞENYOL, TTG Genel Müdürü ve Şirket Ortağı

“IBM’in iş akışı ve doküman yönetimi konusunda çok önceden gelen ve dünya çapında önderlik etmesini sağlayan bir bilgi birikimi var. IBM’in Türkiye’de ve IBM olarak varolması platformdan bağımsız davranabilmesi, Çözüm Ortaklarına da bu bağımsizlığı sağlayabilmesi son derece önemli. Bizler IBM Çözüm Ortağı olarak bu gücü hissediyoruz ve başarılı projeler gerçekleştirmemiz için IBM’in yanımızda olmasından memnunluk duyuyoruz.”

SİNEM ÜNLÜ ŞENYOL
TTG Genel Müdürü ve Şirket Ortağı

HARUN DALOĞLU, TTG Lotus Yazılım Geliştirici

“Uzel deneyimimde bir geliştirici için Lotus ortamından gerekli herşeyi aldığıma inanıyorum. Sonuca baktığımızda tahminlerimin ötesinde bir başarı elde ettik. Bu ortam ilerleyen dönemde Uzel Grubu’nun geneline yaygınlaştıkça esneklik avantajlarını çok daha gözler önüne sunacaktır.”

HARUN DALOĞLU
TTG Lotus Yazılım Geliştirici

TTG Hakkında

e-Dönüşüm süreci geçiren müşterilerine sektörün önde gelen firmalarından oluşan ortaklıkları ile e-iş ve mobil-iş’te “TEKNOLOJİ DANIŞMANI” olmayı kendine hedef edinmiştir.

Müşteri memnuniyetini önde tutan TTG, mevcut Bilgi Teknolojileri Sistemleri ile entegre, uygun yaratıcı ve doğru çözümler üretmeyi görev edinerek; bütünsel e-dönüşüm çözümleri üretmektedir.

Müşterilerinin iş ortaklarına yönelik B2B , Müşterilere yönelik B2C, Tedarikçilerine yönelik Tedarik Zinciri Yönetimi, Müşteri İlişkileri Yönetimi, Intranet, İş Akışı, Güvenlik, Mobil İş, Kurumsal Kaynak Planlama Danışmanlığı ile platform bağımsız çözümler sunmaktadır.
Müşterileri ile uzun vadeli ilişkiler kuran TTG Bilgi Teknolojileri sunduğu servisler olan yazılımın geliştirilip uygulamaya sokulması ile kalmayıp gerçekleştirdiği her projenin başarıya ulaşmasını sağlamak üzere olan proje yönetimi, organizasyonel değişim ve yazılım geliştirme fonksiyonlarını üstlenmektedir. Başarı için kritik faktör olan İNSAN, SÜREÇ ve METODOLOJİ'nin birbirleri ile entegrasyonun sağlanması için gerekli danışmanlık hizmetlerinin bünyesindeki deneyimli, uzman kadrosu ile yerine getirmektedir.

www.ttg.com.tr