Håkan har receptet på lyckad outsourcing

Outsourcing ger inte bara sänkta kostnader utan också ökad lönsamhet. Och det är inte enbart stora globala koncerner som kan höja intäkterna med hjälp av utkontraktering.

I tider som dessa, är outsourcing ett bra sätt att spara pengar. Och visst är det kostnadseffektivt, men det är också ett strategiskt verktyg för att öka lönsamheten.

En studie som Harvard Business School gjort i samarbete med IBM visar att företag som genomfört outsorcingaffärer går väsentligt bättre än andra, jämförbara företag. Efter två år steg deras bruttointäkter 12 procentenheter snabbare samtidigt som förräntningen av eget kapital ökade 16 procentenheter mer.

Studien (som gällde outsourcing generellt, inte enbart IBMs kunder) visar att ju större omfattning outsourcingaffären har, desto större blir de positiva effekterna.

- Det är tveklöst så att vi kan göra allra mest nytta när vi har ett totalåtagande mot en kund, säger Håkan Lundgren som ansvarar för outsourcingverksamheten vid IBM Svenska AB. Men många av fördelarna går också att uppnå vid mindre åtaganden, om man ser till att de gäller rätt saker.

Outsourcing är en fest! Om den ska bli riktigt lyckad bör man låta en och samma köksmästare ansvara för hela kalaset, anser Håkan Lundgren vid IBM Svenska AB. Den som upphandlar outsourcing à la carte går miste om stora effektivitetsvinster

Håkan Lundgren liknar outsourcing vid en större middagsbjudning anordnad av ett företag. För att den ska bli lyckad anlitar man en professionell köksmästare. Den köksmästare måste vara någon som företaget vet kommer att skaffa de bästa ingredienserna och laga dem väl. För att middagen ska bli rätt komponerad med perfekt balans mellan olika rätter och smaker blir det naturligtvis samma köksmästare som ansvarar för hela middagen - inte en för varje maträtt!

Det handlar också om flexibilitet och resurser, den som ansvarar för helheten kan lättare hantera sista-minuten-gäster och begäran om speciella rätter för allergiker, vegetarianer etc.

- I dag delar många företag upp sina outsourcingkontrakt i flera delar, säger Håkan Lundgren. I värsta fall kan det vara så att någon sköter IT-driften, någon annan applikationsunderhåll, en tredje applikationsutvecklingen - om man inte sköter den internt - och så affärskonsulter som ser över företagets processer i business transformation-projekt.

Översatt i middagstermer blir det alltså många olika köksmästare som var och en ansvarar för en enda rätt och ingen för helheten. Resultatet blir mycket extra arbete för företaget som själv bär ansvaret för att alla delar ska fungera tillsammans och därmed står för den övergripande risken för misslyckande.

Håkan Lundgren menar att företag som inte vill eller kan outsourca hela sitt IT-stöd tjänar på att välja en annan väg än den traditionella:

Ge inte flera företag delansvar för helheten, utan ge någon helhetsansvaret för en del. Outsourca inte funktioner utan affärsprocesser.

- Man kan göra många lyckade men mindre middagsbjudningar på det sättet, om vi ska fortsätta matliknelsen, säger han. Vad jag menar är att företaget kan öka sin konkurrenskraft och intjäningsförmåga genom att låta någon med erfarenhet av samtliga delar i hela outsourcingkontrakt - exempelvis IBM - ta ansvar för alla delar av en eller flera affärsprocesser.

Det finns besparingar att göra inom alla delar av ett outsourcingskontrakt. IT-drift och applikationsunderhåll kan IBM, som är ett globalt företag, sköta mycket kostnadseffektivt genom att delvis hantera dem från exempelvis Irland, Tjeckien eller Indien. De pengar som kundföretaget på så sätt sparar kan man satsa applikationsutveckling och business transformation för att öka lönsamheten.

- Många företag vet själva att vissa av deras affärsprocesser är mindre effektiva, säger Håkan Lundgren. Det kan vara exempelvis logistik, underhåll eller inköp. Då kan det vara klokt att inleda ett samarbete med IBM som innebär att vi tar över ansvaret för hela den processen - ser till att den effektiviseras på alla nivåer och utvecklas till att bli bland de bästa i branschen.

På det sättet kan företaget få ett outsourcing-projekt som är begränsat men ändå ger en stor del av de affärsmässiga fördelarna som ett större projekt skulle ha medfört.

- Outsourcing handlar om samarbete, om att tillsammans skapa lönsamma lösningar, säger Håkan Lundgren. Outsourcing av en affärsprocess kan vara ett första steg mot ett större partnerskap, för det är när vi får förtroendet att ta totalansvar som vi har möjlighet att skapa ännu högre lönsamhet för de företag som anlitar oss.