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Uno dei maggiori esperti del Web Jacob Nielsen ha coniato il termine "inquinamento informativo" e ha qualche suggerimento per aiutare i "knowledge worker" a gestire meglio la loro casella di posta.
Strategie personali
- Scegliere un momento preciso della giornata per controllare e leggere i nuovi messaggi.
- Non usare "rispondi a tutti" quando si risponde a un'e-mail. Mandare messaggi supplementari solo a chi in realtà ha bisogno della risposta.
- Scrivere con attenzione l’oggetto del messaggio. E' importante essere specifici.
- Creare un indirizzo di posta diverso per i messaggi personali e le newsletter. Controllare questa utenza una volta al giorno.
- Essere concisi.
- Evitare i messaggi istantanei, a meno che le interazioni in tempo reale non aggiungano veramente valore alla comunicazione. Un'interruzione di un minuto costa dieci minuti di produttività per ristabilire la concentrazione e ritornare su quanto si stava facendo.
Strategie aziendali
- Rispondere alle domande di carattere generale dei clienti sul sito Web dell'azienda, usando un linguaggio chiaro e conciso. Questo risparmierà ai clienti tempo e di conseguenza eviterà che essi chiedano ulteriori spiegazioni con telefonate o e-mail.
- Ridisegnare, se necessario, la intranet aziendale in modo che i dipendenti possano trovare le informazioni più velocemente e rendere la homepage della intranet il punto di ingresso per aggiornarsi su notizie ed eventi dell'azienda.
- Limitare il numero di e-mail interne a tutti i dipendenti; mettere le informazioni sulla intranet, dove i dipendenti possono trovarle quando ne hanno bisogno.
- Introdurre una cultura aziendale in cui sia accettabile non rispondere alle e-mail immediatamente. Questo libera dalla pressione di controllare la posta in continuazione e consente di lavorare meglio.
Ridurre il volume dei messaggi è un obiettivo per quasi tutte le organizzazioni. Se viene raggiunto, può aiutare a ridurre altri costi associati con la gestione della posta, come ad esempio le operazioni di manutenzione sui server. Se si riducono i volumi delle e-mail, si lavora meglio e la posta elettronica diventa uno strumento più efficace per gestire i messaggi.
