Referenssipankki

Nopeammin, helpommin
tehokkaammin, edullisemmin.

Case: Indeo Oy

IBM Cognos. IBM TM1 Liiketoiminta: Indeo on vuonna 2005 perustettu konsultointitoimisto, joka kehittää johtavia työryhmäteknologioita ja sisällönhallintajärjestelmiä. Indeo auttaa asiakkaitaan valitsemaan, kehittämään ja hyödyntämään IT-järjestelmiä työn tekemisen tapojen parantamiseksi. Indeo tarjoaa myös valittujen järjestelmien käyttäjätukea ja ylläpitoa.


Lähtötilanne: Konsulteillamme oli haasteita projektienhallinnan työkalujen kanssa. Asiakastapaamisissa ei aina ollut pääsyä Indeon omaan verkkoon. Tämä aiheutti ongelmia tiedostoihin pääsyn kanssa ja johti siten myös tiedostojen tallentamiseen vaihteleviin paikkoihin. Projektitiedostojen jakamisessa käytettiin usein sähköpostia ja jaettua tallennusta, jolloin eri versioiden hallinta oli lähes mahdotonta. Viimeisin versio löytyi yleensä konsulttimme omasta sähköpostista.

Tarvitsimme turvallisen ja systemaattisen tavan projektitiedostojen varastoimiseen. Tiedostojen tuli olla helposti löydettävissä ja saavutettavissa intranettimme ulkopuolelta. Tiedostoihin pääseminen verkkoselaimen kautta oli ehdoton vaatimus. Tavoitteenamme oli luopua yrityksen sisäisistä järjestelmistä.

Yrityksen erityispiirteet: Asiakkaiden turvallisuusvaatimusten vuoksi konsulttimme työskentelevät usein useammalla kuin yhdellä työpisteellä ja tietokoneella. Konsulteilla tulee olla pääsy tietoon myös eri valmistajien mobiililaitteista ja tablettitietokoneista.

Toiveet muutokseen: Halusimme ratkaisun, jolla voitaisiin helpottaa pienten projektien hallinnointia ilman sähköpostin liitetiedostojen tuottamaa vaivaa. Eri selainversioiden sijasta tarvitsimme verkkostandardin. Lisäksi versio- ja sähköposti-integraatio oli merkittävä tekijä ratkaisun etsinnässä ja päätöksenteossa. Toivelistan kärkeen nousi myös mobiilisaatavuus.

Ratkaisu: IBM:n Cloud Collaboration -alusta (LotusLive). Kaikki työntekijämme saivat käyttöönsä LotusLive Notes- ja LotusLive Engage -ratkaisut. Lisäksi koko yrityksen sähköpostiliikenne siirrettiin kulkemaan LotusLive Notesin kautta. Tämä vähensi sähköpostipalvelimen ylläpidosta aiheutuvia kuluja ja lisäsi integroidun työympäristön hyötyjä.

Alusta on tehokkaasti integroitu useiden järjestelmien kokonaisuus, johon on mahdollista liittää myös muita pilvipalveluita tarvittaessa. Esimerkiksi integrointi oman CRM:mme, Salesforce.comin kanssa, oli mahdollista samantien. Lisäksi pystymme liittämään alustaan kolmannen osapuolen työkaluja, jotka on mahdollista ottaa käyttöön kuukausitilauksella.

Kuinka ratkaisu suoritettiin käytännössä? Kun päätös IBM:n pilviperusteisen kollaboraatioalustan käyttöönotosta oli tehty, työntekijämme ryhtyivät varastoimaan uusia tiedostoja ja informaatiota alustalle sekä jakamaan niitä sisäisesti. Vanhoja tiedostoja siirrettiin tarvittaessa. Näin tarvittavat tiedostot olivat heti saatavilla konsulttiemme sijainnista tai heidän käyttämistänsä päätelaitteista riippumatta. Kun luottamus ratkaisuun kasvoi, aloitimme pienten projektien hallinnoinnin aktiviteetit-sovelluksen kautta. Myös asiakkaillemme ja yhteistyökumppaneillemme luotiin ilmainen vierailijatili sovellukseen. Ratkaisun käyttöönottamisen myötä jaamme asiakkaillemme ilmaista datan varastointitilaa. Heillä on nykyisin mahdollisuus luoda sovellukseen sisältöjä sekä kommentoida käyntejä. Lisäksi he saavat sähköpostihälytyksen aina, kun sovelluksessa on vierailtu. Pienten projektien johtamista helpottaa huomattavasti, kun osanottajat löytävät kaikki viestit, tehtävänannot, kansiot ja tiedostot yhdestä paikasta.

Saavutetut hyödyt ja edut: IBM:n pilvessä toimivan kollaboraatioalustan myötä pystyimme luopumaan kahdesta palvelimesta, ja siten välttämään niiden ylläpitokustannukset. Myös ohjelmistokulut pienenivät, kun virustorjunta ja roskapostinsuodatus hoidetaan nykyisin IBM:n kautta. Tiedostojen tehokas jakaminen ja hallitseminen ovat parantaneet toimintaamme sekä asiakkaiden että yhteistyökumppanien kanssa. Odottamatonta lisähyötyä saimme ratkaisun mukana tulevasta pikaviestipalvelusta. Siihen on pääsy myös mobiililaitteista ulkopuolisen palveluntarjoajan sovelluksen kautta. Kontaktien ja ryhmien ansiosta toimiston ihmisten kanssa pikaviestittely on helppoa paikasta ja laitteesta riippumatta. Lisäksi meille tuli yllätyksenä mahdollisuus webinaarejen järjestämiseen LotusLive-kokoustyökalun avulla. Voimme jakaa kokouksen osanottajien kanssa tiedostoja ja osallistua voi esimerkiksi mobiililaitteiden ja tablettitietokoneiden kautta.

Aikataulu: Ohjelmien käyttöönotto aloitettiin elokuussa 2011 heti tilauksen jälkeen. Tavoitteena oli muuttaa toimintatapamme muutamassa kuukaudessa marraskuun loppuun mennessä, jolloin konsulttien tulisi ottaa pilvityökalut käyttöön. Samalla vähensimme riippuvuutta vanhoista järjestelmistä. Niiden odotetaan poistuvan käytöstä vuoden loppuun mennessä. Siitä lähtien koko kokonaisuus on IBM:n käsissä.

Ero aiempaan: Projektien hallinnointiprosessit ja tehtävien suorittaminen ovat huomattavasti tehostuneet ja muuttuneet aiempaa läpinäkyvämmiksi. Myös Activities-ohjelman valmiit lomakkeet asettavat työnteolle toimivat standardit.

Miksi IBM? Sovellukset IBM:n pilvipohjaisessa kollaboraatio-alustassa vastasivat suoraan olemassa oleviin haasteisiimme. Ilmaiset vierastilit asiakkaidemme ja yhteistyökumppaneidemme kanssa työskentelyyn olivat erittäin ratkaisevassa roolissa, sillä ne iskivät suoraan yhteen kipupisteistämme. Tietoturvahuolemme poisti tiedostojen kryptaaminen niiden ollessa levossa tai liikkeessä,. Lisäksi ratkaisu mahdollisti versioinnin ja tiedon jakamisen sekä organisaation sisä- että ulkopuolella.

Päätökseemme vaikutti IBM:n ratkaisun kokonaisvaltaisuus. Pidemmällä aikavälillä nykyiset tarpeemme tulevat muuttumaan ja kehittymään nopeastikin tavoilla, joita emme vielä osaa ennustaa. IBM:n pilvipohjaisesta kollaboraatioalustasta on jo tehty useita uusia versioita ja onnistuneita toimintojen ja ominaisuuksien parannuksia. Takautuvuuden yhteensopivuus ja siihen liittyvät kehitystyöhankkeet vakuuttivat meidät pitkäjänteisen yhteistyön onnistumisesta. Luotammekin siihen, ettei meidän tarvitse vaihtaa ohjelmistotyökalujamme voidaksemme jatkaa IBM:n pilvipohjaisen kollaboraatioalustan käyttämistä pitkässä juoksussa.

Tällä hetkellä meillä ei ole suurta painetta uudistuksiin, mutta kollaboraatioratkaisuun liittyvien uusien ideoiden kehittely yhdessä asiakkaidemme kanssa on käynnissä sovellusten toimintojen suhteen. Ohjelmointirajapinnan (API) avulla voimme edelleen lisätä ja integroida siellä olevaa tietoa. Tätä rakennetaan käyttämällä avointa standardia – näin tiedämme, ettemme ole sidottuja yrityskohtaisiin ratkaisuihin.