Diese Grundsätze gelten weltweit, soweit nicht Vorschriften des nationalen Rechts eine abweichende Regelung treffen. Die Regelungen des nationalen Arbeitsrechts, der Arbeitnehmerschutzgesetze sowie die Mitwirkungs- und Mitbestimmungsrechte der Mitarbeitervertretungen bleiben gewahrt.
Contents
- Einleitung
- 1.0 Grundsätze
- 2.0 Das Wort ergreifen
- 3.0 Am Arbeitsplatz
- 3.1 Arbeitsumgebung
- 3.2 Informationen und Eigentum der IBM
- 3.3 IBMs Umgang mit Ihren persönlichen Daten
- 3.4 Eingehen von Verpflichtungen und Einholen von Genehmigungen
- 3.5 Melden, Erfassen und Aufbewahren von Informationen
- 4.0 Im Markt
- 4.1 Arbeit mit Organisationen außerhalb der IBM
- 4.2 Fairer Wettbewerb
- 4.3 Sammeln und Verwenden von Informationen
- 4.4 Geschenke, Vergünstigungen und Bestechung
- 4.5 Zusammenarbeit im öffentlichen Bereich
- 4.6 Einhaltung internationaler Handelsbestimmungen
- 4.7 Grenzüberschreitende Geschäftsreisen
- 4.8 Die Umwelt
- 5.0 In Ihrer Freizeit
Einleitung
Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
Die Geschäftsgrundsätze der IBM sind, auf den Punkt gebracht, eine Beschreibung des Verhaltens, das wir für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der IBM festlegen, um die Gesetze einzuhalten und ethisch korrekt zu handeln, ganz egal, wo wir unsere Geschäfte tätigen. Es ist ein lebendiges Dokument, das wir regelmäßig überprüfen und aktualisieren, denn unser Geschäftsleben und die ganze Welt werden immer komplexer.
Unsere Geschäftsgrundsätze sind mehr als ein Regelwerk zu Compliance und Ethik. Diese Grundsätze wurden vor Jahrzehnten eingeführt und haben verbindlichen Charakter. Denn wir wissen, dass die Summe unserer Handlungen und Entscheidungen IBM für andere Menschen ausmachen. Darüber hinaus haben wir uns bemüht sicherzustellen, dass unsere Beziehungen – zu Kunden, Investoren, Kollegen und der Gemeinschaft, in denen wir leben und arbeiten – auf unseren Kernwerten, Vertrauen und persönliche Verantwortung, beruhen.
Das Thema Werte und deren Umsetzung in unserem täglichen Verhalten ist gerade jetzt von besonderer Relevanz. Dieses Jahr feiert IBM ihren 100. Geburtstag. Dies ist ein Meilenstein, der für jedes Unternehmen bedeutend ist. Er steht nicht nur für ein Vermächtnis an technologischen und operativen Innovationen. Er steht auch für den Fortbestand und die Entwicklung einer besonderen Kultur, deren Fundament eine beeindruckende Idee ist – die Idee eines Unternehmens, das auf Werten basiert.
Millionen von Frauen und Männern, die sich selbst „IBMer“ nennen und die unser Unternehmen während der Jahrzehnte des grundlegenden Wandels geformt haben, haben sich genau diese Kernidee bereitwillig zu eigen gemacht. Und es war diese ursprüngliche Idee, die uns vor einigen Jahren als weltweites Team zusammengeführt hat, um unsere Werte für eine völlig neue Welt zu überdenken und zu erneuern.
Für uns sind es nicht die „Werte der IBM“, sondern die Werte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der IBM. Aus diesem Grund sehen wir unsere Geschäftsgrundsätze nicht als Regelwerk, das von oben auferlegt wurde, sondern als lebendigen Beweis dafür, was wir sind und was wir schätzen. Sie sind Ausdruck der persönlichen Verantwortung jeder einzelnen Mitarbeiterin und jedes einzelnen Mitarbeiters der IBM, sich bei all unseren Handlungen und Beziehungen für höchste Standards an Vertrauen, Ethik und Verantwortung einzusetzen..
Ich freue mich ganz besonders, diese aktualisierte Ausgabe unserer IBM Geschäftsgrundsätze vorzustellen. Die grundlegenden Prinzipien bleiben, aber das Dokument wurde überarbeitet, um es besser lesbar, leichter durchsuchbar, global und relevant für unsere gegenwärtigen und zukünftigen Aufgaben zu machen. Es wurde geschrieben, um gelesen zu werden und Ihre Gedanken anzuregen.
Meiner Meinung nach ist es eigentlich nicht erforderlich, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der IBM daran zu erinnern, „ethisch zu handeln“. Ich weiß, dass Sie genauso überzeugt sind wie ich, dass jeder, der anders handelt, nicht zu IBM gehört. Aber indem Sie unsere Geschäftsgrundsätze erneut lesen und Ihre Zustimmung ein weiteres Mal bestätigen, hoffe ich, dass Sie wieder neu darüber nachdenken, was diese Grundsätze bedeuten. Indem Sie dies tun stärken Sie unser gemeinsames Verständnis was es bedeutet, Mitarbeiterin und Mitarbeiter der IBM zu sein.
Samuel J. Palmisano
Chairman, President und Chief Executive Officer
März 2011
1.0 Grundsätze
Ihr tägliches Commitment, die Werte der IBM zu leben und die Geschäftsgrundsätze zu befolgen, zeichnet IBM und seine Mitarbeiter aus. Es ist nicht übertrieben zu sagen, dass die Integrität, der Ruf und die Marke der IBM in Ihren Händen liegen.
Anm.: Die Bezeichnung „Mitarbeiter" gilt hier und im folgenden Text gleichermaßen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
1.1 Verpflichtung auf Integrität und Geschäftsethik
Der gute Ruf von IBM in Bezug auf Integrität und Geschäftsethik sollte niemals als selbstverständlich betrachtet werden. Um diesen guten Ruf zu bewahren, müssen Sie diese Geschäftsgrundsätze befolgen und in Ihren Entscheidungen und Aktivitäten ein gutes Urteilsvermögen unter Beweis stellen.
Als Mitarbeiter der IBM können wir mit ethischen und rechtlichen Fragen konfrontiert werden, die u. U. schwierig sind. Wir sollten diese Fragen immer so beantworten, dass wir den Werten der IBM entsprechen:
- Engagement für den Erfolg jedes Kunden
- Innovationen, die etwas bedeuten - für unser Unternehmen und für die Welt
- Vertrauen und persönliche Verantwortung in allen Beziehungen
Diese Werte selbst bieten uns u. U. nicht in allen Fällen die naheliegende Lösung, sie sollten jedoch als Grundlage für die zu treffenden Entscheidungen dienen. Diese Werte dienen auch als Basis der Geschäftsgrundsätze, die Ihnen eine stärkere Orientierung bei anfallenden Fragen, denen Sie sich stellen müssen, bieten.
1.2 Anwendung der Geschäftsgrundsätze
In allen Fällen muss jeder Einzelne die Gesetze einhalten und ethisch handeln. Die Geschäftsgrundsätze bieten uns eine allgemeine Orientierungshilfe zur Lösung verschiedener rechtlicher und ethischer Fragen. Von jedem Mitarbeiter wird erwartet, dass sie alle maßgeblichen Richtlinien, Anweisungen und Guidelines der IBM befolgen, von denen einige hier genannt werden. Beispielsweise müssen Mitarbeiter, die in speziellen Funktionen wie Einkauf, Umwelt, Import, Export oder Steuern tätig sind, zusätzliche, funktionsbezogene Richtlinien einhalten.
Denken Sie daran, dass es keine einfachen Lösungen oder automatischen Antworten für die Entscheidungen gibt, die wir im heutigen Geschäftsleben treffen müssen. Keine einzelne Sammlung von Bestimmungen oder Richtlinien kann die Antwort auf alle Fragen bieten. Daher erwarten wir von den Mitarbeitern der IBM, dass sie in allen geschäftlichen Aktivitäten gut fundierte Urteile fällen und bei Bedarf um Hilfe bitten (siehe Ziffer 2.1).
1.3 Bedeutung von Compliance
Sie sind dafür verantwortlich, sich an Ihren Vorgesetzten, an die Rechtsabteilung oder an Trust & Compliance zu wenden, wenn Sie Fragen bezüglich der Interpretation oder Anwendung der Geschäftsgrundsätze – oder anderer Richtlinien, Anweisungen oder Bestimmungen der IBM – haben. Ein Verstoß gegen diese Regelungen kann arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, die bis zur Entlassung führen können.
Hinweis: Mit Integrität und gemäß unseren Werten zu handeln, ist häufig eine Frage des guten Urteilsvermögens, und einfache Fragen wie die nachstehenden werden Ihnen oft helfen, jeden Zweifel bezüglich einer Entscheidung oder einer geplanten Handlung auszuschließen:
- „Ist die Entscheidung in Ordnung?“
- „Steht sie im Einklang mit den Geschäftsgrundsätzen?“
- „Fühle ich mich mit dieser Entscheidung wirklich wohl?“
- „Was wäre, wenn das Ganze in den Nachrichten käme?“
- „Was wäre, wenn sich alle so verhalten würden?“
Es ist für die IBM selbstverständlich sich an sämtliche Gesetze und Vorschriften zu halten, die für die geschäftlichen Aktivitäten einschlägig sind. Wenn Sie für IBM geschäftlich tätig sind, können Sie mit einer Vielfalt von Gesetzen und rechtlichen Fragestellungen konfrontiert werden. Wenden Sie sich an die Rechtsabteilung der IBM, wenn Sie Fragen zu bestimmten Gesetzen und Vorschriften haben. Gesetzesverstöße sind nicht hinnehmbar und können zu Geldstrafen, Gerichtsverfahren, zum Verlust von Geschäftsprivilegien und in bestimmten Fällen zu Haftstrafen für Einzelpersonen führen.
2.0 Das Wort ergreifen
Ihre Verantwortung, die Geschäftsgrundsätze zu kennen und zu befolgen, schließt die Meldung potenzieller Verstöße mit ein. IBM wird Ihre Meldung umgehend prüfen und Drohungen oder Benachteiligungen Ihnen gegenüber nicht tolerieren.
2.1 Bedenken ansprechen und Verstöße melden
Wenn Sie von einer rechtswidrigen oder unethischen Situation wissen oder guten Grund zur Annahme einer solchen haben oder glauben, unzulässigem Verhalten am Arbeitsplatz ausgesetzt zu sein, melden Sie das Problem bitte umgehend über einen der Kommunikationskanäle der IBM:
- Ihr Vorgesetzter ist im Allgemeinen der beste Ansprechpartner
- die Personalabteilung der IBM
- die Programme „Confidentially Speaking“ (Offen gesagt) und „Open Door“
- IBM Internal Audit (bei Verstößen in Bezug auf Finanzunterlagen und Bilanzierung, Prozessverstöße und unsachgemäße Nutzung von IBM Werten)
- IBM Unternehmensschutz (bei Verlust oder Diebstahl von persönlichen Daten oder Vermögenswerten der IBM, einschließlich gesetzlich geschützter und vertraulicher Daten)
- die Rechtsabteilung der IBM
- das IBM Corporate Trust & Compliance Office
Die Programme „Confidentially Speaking“ (Offen gesagt) und „Open Door“ der IBM bieten Ihnen einen direkten Zugang zur Geschäftsführung und die Möglichkeit, Ihre Bedenken auf Wunsch anonym zu melden. Ferner bieten Ihnen diese Programme die Möglichkeit, diese online, per E-Mail, normaler Post, Fax oder Telefon zu adressieren.
2.2 Verbot von Benachteiligungen
IBM wird Ihre Meldung bezüglich rechtswidrigen oder unethischen Verhaltens umgehend prüfen und mit dieser Meldung verbundene Drohungen oder Benachteiligungen gegen Sie nicht tolerieren.
3.0 Am Arbeitsplatz
Als Mitarbeiter eines global integrierten Unternehmens kann Ihr Arbeitsplatz z.B. an einem Standort der IBM, an einem Standort eines Kunden oder zu Hause sein. Unabhängig davon, wo Sie arbeiten, interagieren Sie mit anderen Mitarbeitern der IBM und kommen mit vertraulichen Daten, geistigem Eigentum und anderen wertvollen Vermögenswerten in Kontakt. Die Geschäftsgrundsätze gelten für Sie unabhängig davon, ob Sie persönlich, per Telefon, über das Internet oder andere Wege bzw. Medien kommunizieren.
3.1 Arbeitsumgebung
IBM strebt danach, eine gesunde, sichere und produktive Arbeitsumgebung beizubehalten, die frei von Diskriminierung und Belästigung ist, egal ob diese auf Rasse, Hautfarbe, Religion, Weltanschauung, des Geschlechts, der sexuellen Indentität/Orientierung, ethnischer Herkunft, Behinderung, des Alters oder sonstiger Faktoren, die nichts mit den legitimen Geschäftsinteressen der IBM zu tun haben, basiert. IBM toleriert keine sexuellen Anzüglichkeiten, Handlungen oder Äußerungen, keine beleidigenden Anmerkungen oder Witze über Rasse oder Religion und keine anderen Kommentare und kein Verhalten, dass eine verletzende oder einschüchternde Arbeitsumgebung schafft, fördert oder ermöglicht.
Darüber hinaus sind folgende Verhaltensweisen aufgrund ihrer nachteiligen Auswirkungen auf die Arbeitsumgebung unzulässig:
- Drohungen oder gewalttätiges Verhalten
- Besitz von Waffen aller Art
- Verwendung von Aufzeichnungsgeräten, einschließlich Handykameras und Webcams, außer mit Genehmigung durch die Geschäftsführung und die Rechtsabteilung der IBM
- intime Beziehungen unter Ausnutzung eines Abhängigkeitsverhältnisses
- Konsum, Vertrieb, Verkauf oder Besitz illegaler Drogen oder anderer kontrollierter Substanzen, außer zu medizinischen Zwecken
- am Arbeitsplatz unter dem Einfluss illegaler Drogen, kontrollierter Substanzen, die nicht zu medizinischen Zwecken konsumiert werden, oder alkoholischer Getränke stehen
- der Konsum alkoholischer Getränke auf dem Gelände der IBM ist nur mit vorheriger Genehmigung der Geschäftsführung bei vom Unternehmen durchgeführten Veranstaltungen erlaubt
Hinweis: Wenn Sie glauben, dass Sie Betroffener unzulässigen Verhaltens am Arbeitsplatz geworden sind, melden Sie dies bitte umgehend über die genannten Kommunikationskanäle der IBM, einschließlich der IBM-Programme „Confidentially Speaking“ (Offen gesagt) und „Open Door“. Ihre Meldung bezüglich eines solchen Verhaltens wird umgehend geprüft.
Wenn Ihr Verhalten Ihre Leistung, die Ihrer Kollegen oder die berechtigten Geschäftsinteressen der IBM nachteilig beeinflußt, kann dies zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zu Entlassungen führen.
3.2 Informationen und Eigentum der IBM
IBM hat umfangreiche Vermögenswerte von hohem Wert. Zu diesen Vermögenswerten gehören wertvolle gesetzlich geschützte Informationen, wie das geistige Eigentum und die vertraulichen Informationen der IBM, sowie Sachvermögen und Anlagen. Der Schutz all unserer Vermögenswerte hat höchste Priorität. Ihr Verlust, Diebstahl, Missbrauch oder ihre unautorisierte Offenlegung kann die Zukunft der IBM gefährden.
Sie sind persönlich dafür verantwortlich, die Vermögenswerte der IBM allgemein sowie die Ihnen besonders anvertrauten Vermögenswerte zu schützen. Dazu gehören auch die Vermögenswerte, die Sie an andere Mitarbeiter der IBM, Leiharbeiter, Kunden oder andere Personen weitergeben. Deshalb sollten Sie die Sicherheitskontrollen, -verfahren und -vorschriften der IBM kennen und verstehen. Sie sollten aufmerksam auf Situationen achten, die zum Verlust, Missbrauch, Diebstahl oder zur unautorisierten Offenlegung unserer Vermögenswerte führen können. Außerdem sollten Sie solche Situationen IBM Unternehmensschutz oder Ihrem Vorgesetzten melden, sobald Sie davon erfahren.
3.2.1 Rechtlich geschützte Informationen (einschließlich vertraulicher Informationen)
Als Mitarbeiter der IBM haben Sie Zugriff auf Informationen, die IBM als schützenswert ansieht. Die meisten schützenswerten Informationen der IBM sind vertraulich und unterliegen häufig dem Urheberrecht, Patent- oder anderen gewerblichen bzw. sonstigen Schutzrechten. Sie sind zudem das Ergebnis der harten Arbeit und Innovationskraft vieler Mitarbeiter der IBM und der durch IBM getätigten Investitionen. Der auf diesen Informationen basierende Wettbewerbsvorteil der IBM wäre verloren, wenn diese Informationen unsachgemäß offengelegt würden, auch wenn die Offenlegung versehentlich geschehen würde. Um den Wert dieser wichtigen Informationen zu wahren, ist es entscheidend, dass Sie alle Vorsichtsmaßnahmen der IBM zum Schutz dieser Informationen befolgen und dass Sie diese Informationen nur nach vorheriger Genehmigung durch IBM offenlegen oder weitergeben.
Zu den schützenswerten Informationen der IBM gehören alle Daten, über die die IBM verfügt,
u. a.:
- Informationen über aktuelle und künftige Produkte, Dienstleistungen oder Forschung
- Geschäftspläne bzw. -prognosen
- Erträge und andere Finanzdaten
- Personenbezogene Informationen, einschließlich Management und Organisationsänderungen
- Software in Objekt- oder Quellcodeform
3.2.1.1 Versehentliche Offenlegung
Achten Sie sorgfältig darauf, jede versehentliche Offenlegung zu vermeiden. Sprechen Sie niemals mit oder in der Nähe von unautorisierten Personen über schützenswerte Informationen, die IBM als vertraulich betrachtet oder die IBM bisher nicht öffentlich zugänglich gemacht hat. Eine versehentliche Offenlegung könnte beispielsweise während eines Gesprächs (persönlich oder am Telefon) in einem öffentlichen Bereich, in einem Blog oder in einem sozialen Netzwerk geschehen. Solche Informationen sollten Sie auch nicht mit Familienmitgliedern oder Freunden besprechen. Diese könnten die Informationen ohne böse Absicht an Dritte weitergeben.
3.2.1.2 Externe Anfragen und Kontakte
Die Geschäftsaktivitäten der IBM werden von Journalisten, Beratern, Analysten und anderen verfolgt. Sie sollten diese Personen oder Gruppen nicht kontaktieren bzw. auf ihre Anfragen antworten, sei es online (über „social media“), telefonisch, oder anderweitig, ohne vorher die Genehmigung durch die verantwortliche IBM Funktion einzuholen:
- Journalisten – IBM Kommunikation, Presseabteilung
- Berater oder IT Analytiker – Kommunikation oder die zuständige IBM Fachfunktion
- (Finanz-)Analysten – Kommunikation oder die zuständige IBM Fachfunktion
- Anwälte oder Beamte der Strafverfolgungsbehörden – IBM Rechtsabteilung
- Umweltgruppen – IBM Umweltschutzbeauftragte
3.2.2.1 Geistiges Eigentum der IBM
Als Mitarbeiter der IBM haben Sie Zugriff auf geistiges Eigentum der IBM bzw. sind an dessen Entwicklung beteiligt. Bei Ihrem Eintritt in das Unternehmen haben Sie eine Erklärung als Anlage zu Ihrem Arbeitsvertrag ("Erklärungen gegenüber IBM") unterzeichnet, in der Sie besondere Verpflichtungen bezüglich geistigen Eigentums übernommen haben. Beispielsweise treten Sie IBM all Ihre Rechte an bestimmtem geistigem Eigentum, das Sie entwickeln, ab. Zu diesem geistigen Eigentum gehören Ideen, Erfindungen, Software, Vorlagen, Veröffentlichungen und andere Materialien mit Bezug auf laufende oder potenzielle Geschäftstätigkeiten, oder Forschung und Entwicklung der IBM. In Abhängigkeit von den gesetzlichen Bestimmungen des jeweiligen Landes gilt diese Verpflichtung ohne Rücksicht darauf, wann und wo, ob während oder außerhalb der Arbeitszeit, dieses geistige Eigentum geschaffen wird. Dieses geistige Eigentum ist der IBM anzumelden und es ist wie anderes geistiges Eigentum der IBM zu schützen. Erfindungen im Arbeitsbereich des Unternehmens sind der IBM Abteilung Patentwesen und Urheberrecht (IBM IPLaw) zu melden. Außerdem sollten Sie IBM IPLaw hinzuziehen bzw. um Rat fragen, bevor Sie außerhalb der IBM ein Patent anmelden, und IBM IPLaw Kopien Ihrer angemeldeten oder erteilten Patente zukommen lassen.
3.2.2.2 Drittanbieter-Software
Seien Sie vorsichtig im Umgang mit Drittanbieter-Software (Fremd-Software) einschließlich kommerzieller und Open-Source-Software. Zu Software gehören Computerprogramme, Datenbanken und zugehörige Dokumentation jeder Entwicklungsstufe. Software kann sich auf Datenträgern befinden (z. B. CDs, Wechseldatenträger oder in Veröffentlichungen) oder kann heruntergeladen werden oder für die Online-Nutzung zugänglich sein. Die Softwarelizenz legt die Rechte und Verpflichtungen fest, die einzuhalten sind, z. B. die Nutzungsbedingungen, ob die Software verändert oder weitergegeben werden darf bzw. ggfs. welche Rechte IBM möglicherweise anderen einräumen muss. Die Bestimmungen der Lizenzvereinbarung sind strengstens zu befolgen. Sie müssen die einschlägigen IBM Vorschriften befolgen, bevor Sie Software von welcher Quelle auch immer auf einen Computer bzw. ein Gerät laden, das ganz oder hauptsächlich zu IBM Geschäftszwecken genutzt wird. Diese Vorschriften sind auch zu befolgen, bevor Sie Software innerhalb oder außerhalb der IBM weitergeben, erhalten bzw. darauf zugreifen sowie wenn Sie einer Lizenzvereinbarung zustimmen.
Hinweis: Wussten Sie, dass die Nutzung selbst kostenloser Software auf IBM Systemen oder in IBM Angeboten ausgeschlossen sein kann? Die Lizenzeinräumung erstreckt sich u. U. nicht auf die konkrete Nutzungsart oder möglicherweise wurde von vornherein keine Lizenz erteilt (wodurch jegliche Nutzung der Software in bestimmten Ländern ausgeschlossen ist). Ferner besteht die Gefahr, dass die Software schädliche Codes, z. B. Viren oder Trojaner, enthält, was für IBM erhebliche finanzielle Konsequenzen haben kann.
3.2.2.3 Open-Source-Software
Open-Source-Software ist sorgfältig von Public Domain Software zu unterscheiden. Lizenzen für Open-Source-Software enthalten häufig weitergehende Verpflichtungen, die zu potentiellen Interessenkonflikten mit IBM und/oder unsachgemäßem Transfer von Rechten an geistigem Eigentum von IBM führen können. Wenn Sie sich an Open-Source-Software beteiligen oder diese nutzen möchten, müssen Sie zuerst die Zustimmung des Managements einholen und die Open-Source-Teilnahmebestimmungen der IBM befolgen.
3.2.2.4 Marken (Warenzeichen)
IBM und andere Unternehmen haben Marken (Wörter, Namen, Symbole oder Sinnbilder), die der Kennzeichnung und Unterscheidung ihrer Produkte gegenüber denen anderer Unternehmen dienen. Es ist wichtig, dass Sie die Marken sowohl von IBM als auch von anderen Unternehmen beachten und richtig verwenden. Richtlinien zur ordnungsgemäßen Nutzung und zur Verwendung bestimmter Marken von IBM und Dritter sind in den Informationen zum Urheberrecht und zu Marken der IBM (US) (in englischer Sprache) nachzulesen. Zudem sollten Sie keinen Begriff, keinen Namen, kein Symbol und kein Design als Marke benutzen, ohne vorher den namensrechtlichen Freigabeprozess durchlaufen zu haben.
3.2.2.5 Externe Normsetzungsgorganisation
Bevor Sie sich an einer externen Normsetzungsaktivität beteiligen, müssen Sie die Zustimmung des zuständigen Managements einholen und die Informationen unter "Geistiges Eigentum und Standards" beachten. Neben den Verpflichtungen, die Sie und IBM gegenüber einer Normsetzungsgorganisation u. U. haben, müssen Sie sich auch der Verantwortung bewusst sein, das geistige Eigentum von IBM zu schützen, IBM Ihre normbezogenen sowie alle anderen Erfindungen zu melden, Interessenkonflikte zu melden, sowie das Kartellrecht und andere Gesetze zu befolgen.
3.2.3 Nutzung der Vermögenswerte und Einrichtungen der IBM
Der Schutz der Vermögenswerte der IBM, der Arbeitsumgebung und der Geschäftsinteressen, einschließlich der Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen, sind für die Geschäfte der IBM und ihrer Integrität am Markt entscheidend. Alle Vermögenswerte der IBM –rechtlich geschützte Informationen wie geistiges Eigentum und vertrauliche Informationen der IBM sowie Sachvermögen, Anlagen, Einrichtungen und Materialien – dürfen ausschließlich nur für Geschäftstätigkeiten der IBM bzw. zu vom IBM Management genehmigten Zwecken verwendet werden. Diese Verpflichtung gilt geographisch unbeschränkt und unabhängig davon, ob Sie die Informationen selbst entwickelt haben oder nicht. Zum Sachvermögen der IBM gehören unter anderem Ausrüstungsgegenstände, Einrichtungen, Informations- und Kommunikationssysteme, Kreditkarten für Firmenkonten und Betriebsmittel. Eigentum und Systeme, einschließlich der Zugänge der IBM ins Internet, dürfen nur zu angemessenen Zwecken genutzt werden. Die nur beiläufige persönliche Nutzung von IBM Eigentum und Systemen – d. h. eine zeitlich beschränkte Nutzung, die nicht gegen Richtlinien des Unternehmens verstößt und sich nicht nachteilig auf Ihre Arbeit auswirkt – kann durch das Management genehmigt werden. Der Gebrauch von IBM Systemen für den Zugriff auf Internet-Seiten mit sexuellen Inhalten, Glücksspielen oder Inhalten, die intolerantes Verhalten befürworten, oder die im Widerspruch zu den Werten und Geschäftsinteressen der IBM stehen, ist nicht zulässig. Sie dürfen die IBM Systeme auch nicht in der Form benutzen, dass Ihre eigene oder die Produktivität anderer beeinträchtigt wird.
3.2.4 Prüfungsbefugnisse der IBM
IBM hat das Recht, Ihre Nutzung der Vermögenswerte der IBM, einschließlich der Kommunikation unter Verwendung der Vermögenswerte, im gesetzlich zulässigen Umfang bzw. entsprechend der bestehenden betrieblichen Regelungen zu prüfen. Die Nutzung solcher Vermögenswerte der IBM ist geschäftlich, nicht privat. Daher sollten Sie keine persönlichen Gegenstände, Nachrichten oder Informationen, die Ihrer Ansicht nach privat sind, am Arbeitsplatz bei IBM, einschließlich Telefon-, Büro- oder E-Mail-Systeme, elektronischer Dateien, Laptops, Smartphones und anderer persönlicher Kommunikationsgeräte, verschließbaren Schränken und Tischen, platzieren oder aufbewahren. IBM behält sich vor, im gesetzlich zulässigen Umfang bzw. entsprechend der bestehenden betrieblichen Regelungen jederzeit die Kommunikation von Mitarbeitern, einschließlich E-Mails von persönlichen E-Mail-Konten, Aufzeichnungen, Dateien und anderer Objekte, die IBM in Systemen, in Einrichtungen oder auf Gelände der IBM vorfindet, zu überwachen, mithilfe technischer und anderer Mittel wiederherzustellen und zu überprüfen. Um seine Mitarbeiter, Vermögenswerte und Geschäftsinteressen zu schützen, kann IBM zudem alles Gefundene, soweit gesetzlich zulässig an seine Rechts- oder andere Berater oder an die Strafverfolgungsbehörden weitergeben.
Um seine Mitarbeiter, Vermögenswerte und Geschäftsinteressen zu schützen, kann IBM zudem im gesetzlich zulässigen Umfang bzw. entsprechend der bestehenden betrieblichen Regelungen das persönliche Eigentum von Mitarbeitern, einschließlich Akten- und Handtaschen, die sich an Standorten der IBM befinden oder von diesen entfernt werden, untersuchen. Falls Sie für Ihre Arbeit für IBM persönliche elektronische Geräte nutzen, können auch diese Geräte untersucht werden. Es wird erwartet, dass Mitarbeiter solche Recherchebemühungen unterstützen. Mitarbeiter dürfen ohne vorherige Genehmigung des Managements nicht auf den Arbeitsplatz anderer Mitarbeiter, einschließlich E-Mail und elektronischer Dateien, zugreifen. Weitere Informationen zum Zugriff auf Eigentum des Unternehmens und das persönliche Eigentum von Mitarbeitern sind unter nachzulesen.
3.2.5 Beendigung Ihrer Arbeit bei IBM
Wenn Sie IBM aus irgendeinem Grund, einschließlich Pensionierung, verlassen, müssen Sie das gesamte IBM Eigentum, auch Unterlagen und Medien, die geschütztes Material von IBM enthalten, zurückgeben und dürfen geschützte IBM Informationen, inkl. vertraulicher Informationen, nicht weitergeben oder selbst benutzen. Außerdem bleibt das IBM zustehende geistige Eigentum, das Sie als IBM Mitarbeiter geschaffen haben, auch nach Ihrem Ausscheiden weiterhin im Besitz von IBM. Bedauerlicherweise gab es schon Fälle, in denen das geistige Eigentum oder andere Vermögenswerte der IBM unrechtmäßig angeeignet oder missbräuchlich verwendet wurden. IBM hat und wird auch in der Zukunft alle notwendigen Schritte, einschließlich rechtlicher Maßnahmen, zum Schutz seiner Vermögenswerte ergreifen.
3.3 IBMs Umgang mit Ihren persönlichen Daten
Im gesetzlich zulässigen Umfang erhebt, verarbeitet und nutzt IBM und von IBM autorisierte Unternehmen und Einzelpersonen persönliche Daten im Rahmen ihrer Beschäftigung wie z.B. Verdienst, sowie medizinische und soziale Daten. Als global integriertes Unternehmen sind die Geschäftsvorgänge, Verwaltungsstrukturen und technischen Systeme der IBM länderübergreifend. Sie haben in der Erklärung der IBM zur internationalen Übermittlung von Personaldaten zugestimmt, dass IBM und seine autorisierten Unternehmen persönliche Daten über Sie als Mitarbeiter der IBM zu Geschäftszwecken in jedes Land, in dem wir geschäftlich tätig sind, übermitteln kann. Da nicht alle Länder Datenschutzgesetze haben, hat IBM weltweit geltende Richtlinien, die persönliche Daten, unabhängig davon, wo sie gespeichert oder verarbeitet werden, schützen. Zum Beispiel:
- IBM verarbeitet Ihre persönlichen Daten gemäß den Richtlinien und Verfahren des Unternehmens, einschließlich der Unternehmensrichtlinie 130, Unternehmensvorschrift HR 113 und den IBM-Bestimmungen zum Schutz der Daten von Mitarbeitern.
- Der Zugriff auf Ihre persönlichen Daten ist auf Personen beschränkt, die im Rahmen ihrer IBM Geschäftstätigkeit davon Kenntnis haben müssen.
- Persönliche Daten werden normalerweise nur nach Zustimmung des jeweiligen Mitarbeiters an aussenstehende Parteien weitergegeben. Jedoch können IBM und autorisierte Unternehmen und Einzelpersonen persönliche Daten offenlegen, um das Arbeitsverhältnis zu bestätigen, um die berechtigten Anforderungen von Unternehmen, die sich mit dem Erwerb von Geschäftsteilen befassen, zu erfüllen oder aus rechtlich zulässigen Ermittlungs-, Geschäfts- oder Rechtsgründen.
Genauso haben Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit u. U. Zugang zu persönlichen Daten anderer. Sie müssen sicherstellen, dass Sie diese Daten nur in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzten, Richtlinien und Verfahren der IBM verarbeiten, nutzen und offenlegen.
3.4 Eingehen von Verpflichtungen und Einholen von Genehmigungen
Die IBM internen Genehmigungsprozesse sollen IBM helfen, die Vermögenswerte zu schützen und die notwendigen Kontrollen zur Verfügung stellen, um das Geschäft erfolgreich führen zu können, unabhängig davon, ob Sie es mit Kunden, Geschäftspartnern der IBM, Lieferanten oder anderen Drittparteien zu tun haben. Innerhalb dieses Prozesses können die Verantwortung für die Preisfestlegung, Vertragsbedingungen und andere Tätigkeiten u. U. auf bestimmte Funktionen oder an das Linienmanagement delegiert worden sein. Das Eingehen von geschäftlichen Verpflichtungen außerhalb dieser Prozesse und Delegationen ohne entsprechende Genehmigungen, durch Nebenabsprachen oder anderweitig ist nicht gestattet.
Preisänderungen bzw. Änderungen der Vertrags- und Leistungsbedingungen müssen durch die jeweils zuständige Managementebene bzw. Stelle genehmigt werden. Gehen Sie ohne Genehmigung der zuständigen Stelle keine mündlichen oder schriftlichen Verpflichtungen mit Dritten ein, die eine neue Vereinbarung darstellen oder eine bestehende Vereinbarung der IBM abändern. Alle Verpflichtungen müssen IBM Accounting gemeldet werden, um die Genauigkeit der Bücher und Unterlagen der IBM gewährleisten zu können.
3.5 Melden, Erfassen und Aufbewahren von Informationen
Jeder Mitarbeiter erfasst oder meldet Informationen und leitet sie an IBM oder andere mit denen wir interagieren, weiter. Dabei müssen Sie sicherstellen, dass alle Informationen akkurat, vollständig und korrekt erfasst und gemeldet werden.
Stellen Sie Informationen gegenüber anderen niemals falsch oder unehrlich dar. Falls Sie die Befürchtung haben, dass jemand Sie falsch verstanden hat, müssen Sie das Missverständnis unverzüglich richtigstellen.
Es ist untersagt, falsche und unvollständige Informationen mit der Absicht zu melden, Empfänger irrezuführen oder falsch zu informieren. Solch ein Verhalten kann ernste Konsequenzen haben.
Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für unkorrektes Reporting:
- Einreichen einer Spesenabrechung über Geschäftsausgagen, die überhaupt nicht angefallen sind, oder falsche Darstellung der Art der angegebenen Ausgaben
- Keine ordnungsgemäße Erfassung der an einem abrechnungsfähigen Kundenprojekt gearbeiteten Stunden, unabhängig davon ob diese Stunden dem Kunden in Rechnung gestellt werden oder nicht
- Abliefern ungenauer oder unvollständiger Informationen an das Management der IBM, IBM Internal Audit oder die Rechtsabteilung der IBM bei einer internen Untersuchung, einem Audit oder einer anderen Prüfung bzw. an Organisationen oder Personen außerhalb des Unternehmens, wie z. B. externe Prüfer
- Falsche oder irreführende Angaben in externen Finanzberichten, Umweltberichten, Import-/Exportunterlagen oder anderen Dokumenten, die Behörden übergeben bzw. für diese erstellt werden
Damit IBM interne Untersuchungen und Prüfungen durchführen kann, ist die Mithilfe und Kooperation der Mitarbeiter der IBM erforderlich. Sie müssen bei allen autorisierten, internen Untersuchungen und Prüfungen voll kooperieren und alle internen Anfragen bezüglich Informationen, einschließlich Befragungen und Dokumente, während solch einer Untersuchung oder Prüfung unverzüglich, vollständig und wahrheitsgemäß beantworten.
3.5.1 Finanzkontrollen und -berichterstattung
Als öffentlich gelistetes Unternehmen muss IBM die Buchführungsrichtlinien und -normen strengstens befolgen, Finanzdaten akkurat und vollständig melden sowie ordnungsgemäße interne Kontrollen und Verfahren vorhalten, die gewährleisten, dass die Buchführung und Finanzberichterstattung den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Die Bestimmungen bezüglich der Buchführung und Finanzberichterstattung erfordern eine ordnungsgemäße Aufzeichnung und Buchführung von Erträgen, Kosten, Ausgaben, Vermögenswerten und Verbindlichkeiten. Wenn Sie in diesen Bereichen Verantwortung tragen bzw. tätig sind, müssen Sie diese Regeln verstehen und befolgen.
Zudem ist es gemäß diesen Bestimmungen untersagt, anderen bei der unsachgemäßen Buchführung oder bei der Erstellung falscher oder irreführender Finanzberichte zu helfen. Helfen Sie niemandem bei der fehlerhaften oder irreführenden Erfassung oder Darstellung von Informationen. Sie dürfen ferner niemals Personen außerhalb der IBM, einschließlich Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern der IBM, beraten, wie sie deren eigenen Erträge, Kosten, Ausgaben und andere Vermögenswerte und Verbindlichkeiten erfassen oder darstellen .
Hinweis: Gemäß diverser Gesetze wie Steuer- und Wertpapiergesetze muss IBM akkurate Bücher führen. Verstöße gegen Gesetze in Zusammenhang mit Buchführung und Bilanzierung können zu Bußgeldern, Geldstrafen oder Haftstrafen führen. Außerdem können sie zum Verlust des öffentlichen Vertrauens in das Unternehmen führen. Wenn Sie auf Aktivitäten bezüglich der Buchführung und Bilanzierung aufmerksam werden, die Ihrer Meinung nach rechtswidrig sein könnten,müssen Sie dies umgehend IBM melden. Informieren Sie in diesen Fällen IBM Accounting, Internal Audit, Ihren Vorgesetzten, die Rechtsabteilung oder nutzen Sie einen der anderen Kommunikationskanäle der IBM.
3.5.2 Aufbewahrung von Daten
Mitarbeiter müssen bei der Aufbewahrung und Vernichtung der IBM-Unterlagen die Richtlinien des Weltweiten Plan zur Aufbewahrung von Informationen der IBM befolgen. Dieser Plan gilt für Daten auf allen Medien, einschließlich Ausdrucken und elektronischer Daten wie E-Mails. Demzufolge müssen Daten, die als „wesentlich“ eingestuft sind, für die Dauer der jeweiligen Aufbewahrungsfrist in einem wiederherstellbaren Format aufbewahrt werden. Daten, die nicht wesentlich sind oder deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sollten so schnell wie möglich entsorgt werden, es sei denn sie unterliegen einer von der Rechtsabteilung der IBM ausgestellten Anordnung zur Dokumentenaufbewahrung. Wenn eine solche Anordnung existiert, müssen Sie die in der Anordnung aufgeführten Anforderungen bezüglich der Aufbewahrung strengstens befolgen, bis Sie von der Rechtsabteilung der IBM benachrichtigt werden, dass die Anordnung nicht mehr gilt.
4.0 Im Markt
Sie müssen in all Ihren Geschäftsaktivitäten dem Berufsethos entsprechend handeln und die Gesetze einhalten, egal ob Sie als Verkäufer, Einkäufer oder in anderer Funktion IBM vertreten. Ihre Kommunikation und Ihr Umgang mit IBM Geschäftspartnern, Lieferanten, Mitbewerbern, Kunden und anderen kann direkte Auswirkungen auf den guten Ruf der IBM und der Einhaltung der einschlägigen Gesetze haben.
4.1 Arbeit mit Organisationen außerhalb der IBM
Andere Organisationen haben vielfältige Beziehungen mit IBM. Ein Geschäftspartner der IBM kann sowohl Kunde als auch Mitbewerber sein. Eine andere Organisation kann Lieferant der IBM und gleichzeitig Kunde sein. Einige Organisationen können sogar Lieferanten, Mitbewerber, Geschäftspartner und Kunden sein. Unabhängig vom Kontext müssen Sie jede Beziehung im Rahmen Ihrer Tätigkeit verstehen und gemäß unseren Vorschriften handeln.
Bei der Entscheidung zwischen konkurrierenden Lieferanten wägen wir unvoreingenommen die Fakten ab, um uns für den besten Lieferanten zu entscheiden. Sie sollten immer so vorgehen, egal ob Sie im Einkauf oder einem anderen Geschäftsbereich tätig sind, und unabhängig vom Geschäftsvolumen.
Sie dürfen nicht versuchen eine Sonderbehandlung für einen bestimmten Lieferanten durchzusetzen, indem Sie Einfluss ausüben. Schon der Anschein eines solchen Verhaltens kann die Integrität unserer geltenden Vorgehensweise untergraben.
Das Einfordern von Gegengeschäften steht im Widerspruch zu den Richtlinien der IBM und kann auch gesetzwidrig sein. Sie sollten einem potenziellen Lieferanten nicht sagen, dass Ihre Entscheidung, seine Waren oder Leistungen einzukaufen, davon abhängt, ob der Lieferant seinerseits zustimmt, Produkte oder Leistungen der IBM zu kaufen. Das bedeutet nicht, dass ein IBM-Kunde nicht auch Lieferant der IBM sein kann oder dass IBM bei der Beurteilung des Lieferanten niemals seine anderen Beziehungen mit diesem Lieferanten berücksichtigen kann. Es bedeutet jedoch, dass die Entscheidung der IBM, Waren und Leistungen von einem Lieferanten einzukaufen, unabhängig getroffen werden muss und nicht an die Bereitschaft dieser Lieferanten, seinerseits Produkte oder Leistungen der IBM zu kaufen, gekoppelt werden darf.
Hinweis: Es ist entscheidend, dass Lieferanten auf die Integrität des Auswahlverfahrens der IBM vertrauen können. Der bloße Anschein, dass ehemalige Mitarbeiter der IBM oder enge persönliche Freunde oder Verwandte aktueller IBM-Mitarbeiter, die sich als Lieferanten bewerben, einen unfairen Vorteil hätten, würde das Vertrauen gefährden. Wenn Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit Lieferanten nutzen oder auswählen wollen, mit denen Sie in irgendeiner Weise verbunden sind – z. B. eine Lieferfirma, die einem Familienangehörigen gehört – sollten Sie Ihren Vorgesetzten und den IBM Einkauf über Ihre Beziehung zu diesem Lieferanten informieren, bevor Sie sich an der Entscheidung der IBM bezüglich dieses Lieferanten beteiligen.
4.1.2 Arbeit mit Wiederverkäufern und anderen Drittfirmen
IBM unterhält Beziehungen zu Dritten, die ergänzende Leistungen anbieten, wie z. B. Geschäftspartnern der IBM, unabhängigen Softwareverkäufern und Systemintegratoren, die IBM bei der Vermarktung und Installation von IBM-Lösungen unterstützen. Wenn Sie mit diesen Unternehmen arbeiten, müssen Sie alle geltenden Vertriebs-, Marketing- und Dienstleistungsrichtlinien für den Umgang mit ihnen befolgen, einschließlich der Vorschriften zur Arbeit mit Geschäftspartnern der IBM. Neben den ergänzenden Leistungen vermarkten einige Dritte Produkte und Dienstleistungen, die im Wettbewerb mit IBM stehen. Wenn solch eine Situation auftritt, müssen Sie mit Sorgfalt vorgehen und die geltenden Vorschriften bezüglich des Umgangs mit Mitbewerbern befolgen.
Im geschäftlichen Alltag ist in der Regel offensichtlich, wenn Sie in direktem Wettbewerb mit einem anderen Unternehmen stehen. Jedoch kann es sich auch bei einem Unternehmen, mit dem Sie in einem anderen Zusammenhang zu tun haben – z. B. einem Kunden, Lieferanten oder auch einem Geschäftspartner der IBM – um einen Mitbewerber handeln. In solchen Situationen ist besondere Aufmerksamkeit erforderlich. Beispielsweise ist es wahrscheinlich, dass Sie und Mitbewerber hin und wieder bei Veranstaltungen der gleichen Branche oder von Verbänden aufeinandertreffen und sich unterhalten. Viele dieser Kontakte sind zulässig, solange die festgelegten Regeln befolgt werden.
Zu den zulässigen Kontakten gehören Verkäufe mit und Einkäufe von anderen Unternehmen unserer Branche, eine genehmigte Beteiligung an gemeinsamen Angeboten und die Beteiligung an Geschäftsveranstaltungen, Organisationen für Normung und Unternehmerverbänden. Jedoch müssen Sie bei solchen Kontakten Vorsicht walten lassen.
Denn die Erörterung von bzw. die Zusammenarbeit an unzulässigen Themen mit Mitbewerbern kann illegal sein. Vermeiden Sie bei allen Kontakten mit Mitbewerbern die Erörterung bzw. die Zusammenarbeit an Richtlinien zur Preisfestsetzung, Vertragsbedingungen, Kosten, Bestandsabsprachen, Marketing- und Produktplänen, Marktumfragen und -studien, Produktionsplänen und -kapazitäten und allen anderen gesetzlich geschützten bzw. vertraulichen Informationen. Unterlassen Sie Diskussionen oder Vereinbarungen bezüglich der Aufteilung von Kunden oder Gebieten.
Wenn ein Mitbewerber ein unzulässiges Thema anspricht, wenn auch nur leichtfertig oder anscheinend ohne böse Absicht, müssen Sie diesen sofort darauf hinweisen, das Gespräch unverzüglich beenden und den Mitbewerber darüber informieren, dass Sie nicht über diese Themen sprechen. Falls nötig müssen Sie das Meeting verlassen und den Vorfall umgehend der Rechtsabteilung der IBM melden.
Hinweis: Wussten Sie, dass Sie, wenn Sie vertrauliche Daten eines Mitbewerbers (wie z. B. ein Preisangebot) erhalten – sei es versehentlich, ohne böse Absicht oder auch absichtlich von einem Kunden oder einer anderen Partei –, diese nicht durchsehen, weitergeben oder anderweitig verwenden dürfen? Wenden Sie sich unverzüglich an die IBM Rechtsabteilung oder Trust and Compliance und informieren Sie sich über die weitere Vorgehensweise.
4.2 Fairer Wettbewerb
IBM kämpft engagiert um Aufträge. Trotzdem müssen Sie die Spielregeln eines lauteren Wettbewerbs ebenso einhalten, wie unsere Richtlinien und Gesetze, egal wie hart umkämpft das Umfeld ist.
4.2.1 Aussagen über Mitbewerber
IBM verkauft Produkte und Leistungen aufgrund ihrer Vorzüge. Vermeiden Sie falsche und irreführende Aussagen über Mitbewerber, deren Produkte und deren Leistungen. Stellen Sie sicher, dass alle Vergleiche mit Mitbewerbern fundiert sind und dass sie zum Zeitpunkt, in dem die Vergleiche erfolgen, vollständig, akkurat und nicht irreführend sind. In bestimmten Ländern ist vergleichende Werbung verboten.
4.2.2 Abwerbung von Aufträgen
Wenn ein Mitbewerber bereits eine feste Bestellung (einen rechtlich wirksamen Vertrag) von einem Kunden für ein Produkt oder eine Leistung des Mitbewerbers erhalten hat, sollten Sie äußerste Sorgfalt walten lassen, wenn Sie, diesem Kunden konkurrierenden Produkte oder Leistungen der IBM verkaufen. Absichtserklärungen, kostenlose Proben, vorbehaltliche Vereinbarungen und ähnliche Abmachungen werden üblicherweise nicht als feste Bestellungen angesehen. Es ist oft schwierig zu entscheiden, ob eine feste Bestellung existiert. In unklaren Situationen können Sie sich an die IBM Rechtsabteilung wenden.
Hinweis: In fast allen Ländern, in denen IBM geschäftlich tätig ist, gelten Wettbewerbsgesetze. Diese Wettbewerbsgesetze, die auch als Kartellrecht, Monopolgesetz oder Gesetz für fairen Handel bekannt sind, sollen eine Beeinträchtigung der Funktion eines wettbewerbsorientierten Marktes verhindern. Unternehmen können gegen Wettbewerbsgesetze verstoßen, ohne gemeinsam mit anderen Unternehmen zu agieren, z. B. durch illegale Monopolisierung oder den Versuch der Monopolisierung einer Branche oder durch gesetzwidrigen Missbrauch einer beherrschenden Position.
4.3 Sammeln und Verwenden von Informationen
4.3.1 Informationen über andere
Im normalen Geschäftsbetrieb ist es nicht unüblich, Informationen über andere, einschließlich Mitbewerber, zu sammeln. Diese Vorgehensweise ist per se nicht gesetzeswidrig. So sammelt IBM diese Art von Informationen von dazu berechtigten Unternehmen oder Quellen für Zwecke wie:
- Verlängerung von Krediten
- Beurteilung von Lieferanten
- Beurteilung der jeweiligen Vorzüge unserer eigenen Produkte, Leistungen und Marketingmethoden im Vergleich mit denen unserer Mitbewerber
Es gibt jedoch Beschränkungen bezüglich der Art und Weise, wie diese Informationen erworben und genutzt werden, vor allem im Hinblick auf Informationen über Mitbewerber. Kein Unternehmen darf unrechtmäßige Mittel und Wege nutzen, um an Geschäftsgeheimnisse und andere vertrauliche Informationen eines anderen Unternehmens zu kommen. Das unrechtmäßige Einholen bzw. Erhalten vertraulicher Informationen von einer beliebigen Quelle, einschließlich IBM-Kunden, Mitarbeitern eines Mitbewerbers oder irgendeiner anderen Partei, ist nicht zulässig.
IBM duldet keinerlei Formen fragwürdiger Informationsbeschaffung. Dementsprechend dürfen Sie sich nicht an unrechtmäßigen oder illegalen Aktivitäten zur Beschaffung potenziell vertraulicher oder sensibler Informationen von Mitbewerbern oder anderen beteiligen bzw. diese unterstützen. Dazu gehören:
- Anzapfen von Leitungen, Überwachung, Hacken, Bestechung, Diebstahl oder Hausfriedensbruch
- Das Beauftragen von Mitarbeitern eines Mitbewerbers, um vertrauliche Informationen des Mitbewerbers zu erlangen
- Die Entgegennahme oder Nutzung potenziell vertraulicher oder sensibler Informationen, wenn Sie Grund zur Annahme haben, dass sie auf unrechtmäßige oder illegale Art und Weise beschafft wurden
Informationen über andere Organisationen und Einzelpersonen sollten vertraulich und diskret behandelt werden. Wenn Sie mit Informationen arbeiten, sollten Sie diese Informationen im richtigen Zusammenhang nutzen und nur an die Mitarbeiter der IBM weitergeben, die diese Informationen aus einem legitimen Grund benötigen. Bei der Darstellung solcher Informationen sollten Sie die Identität der Organisation bzw. der Einzelpersonen nur offenbaren, wenn es unbedingt erforderlich ist. Wenn spezifische Informationen, die die Identität preisgeben, nicht erforderlich sind, sollten Sie die Informationen in zusammenfassender Form oder anderweitig darstellen.
4.3.2 Persönliche Daten über Einzelpersonen
Im Rahmen Ihrer Arbeit haben Sie u. U. Zugriff auf persönliche Daten, z. B. Informationen über Konsumenten oder Mitarbeiter von Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern der IBM und anderen. Sie dürfen solche Daten nur im erforderlichen Umfang zur Erfüllung Ihrer zugeteilten Arbeitsaufgaben und gemäß den von der Geschäftsführung herausgegebenen Bestimmungen bzw. den geltenden Richtlinien, Bestimmungen und Vorschriften der IBM nutzen. Sie dürfen persönliche Daten nur im rechtlich zulässigen Rahmen nutzen oder verarbeiten und nur gegenüber Personen offenlegen, die diese Daten aus einem legitimen Grund benötigen. Wenn möglich sollten Daten vor einer Offenlegung anonymisiert werden, um die Offenlegung persönlicher Daten von Einzelpersonen zu vermeiden. Wenn Sie vermuten, dass persönliche Daten verloren gegangen sind oder gestohlen wurden, müssen Sie dies umgehend an IBM Unternehmensschutz melden.
4.3.3 Gesetzlich geschützte und vertrauliche Informationen im Besitz Dritter
In unserem Geschäft müssen wir oft Informationen nutzen, austauschen und offen legen, die möglicherweise anderen gehören und die diese als Geschäftsgeheimnisse oder geistiges Eigentum betrachten könnten.
Wenn Sie rechtlich geschützte Informationen eines Dritten erhalten, selbst wenn dies unabsichtlich passiert, müssen Sie vorsichtig vorgehen, um Anschuldigungen zu vermeiden, dass IBM sich die Informationen widerrechtlich angeeignet oder verwendet habe. Sie sollten daher vermeiden, vertrauliche Informationen, die anderen gehören, zu erhalten oder zu nutzen, außer (a) Sie sind dazu ausdrücklich autorisiert und (b) es gibt autorisierte Vertraulichkeitsvereinbarung zwischen IBM und der anderen Partei, die diese Nutzung erlaubt. Die Bestimmungen, Einschränkungen und anderen Bedingungen, die für die Nutzung vertraulicher Daten gelten, können stark variieren. Deshalb ist es wichtig, dass Sie die geltenden Verpflichtungen verstehen und einhalten.
4.4 Geschenke, Vergünstigungen und Bestechung
Im Folgenden geben wir Ihnen generelle Verhaltensregelungen bezüglich der Annahme und Übergabe von Geschenken und geschäftlichen Vergünstigungen. Regelungen zu Art und Wert von Geschenken und Vergünstigungen können stark variieren. Sie reichen von geringwertigen Werbeartikeln, die Sie übergeben und annehmen dürfen, bis hin zu Bestechungen, die verboten sind. Zusätzliche Vorschriften und Voraussetzungen für eine Genehmigung sind in der Unternehmensanweisung Finanzen 168 (Geschäftliche Vergünstigungen und Geschenke) der IBM zu finden. Gemäß diesen Vorschriften darf die Geschäftsführung die Annahme oder Übergabe von Geschenken und geschäftlichen Vergünstigungen höheren Wertes genehmigen, vorausgesetzt die Geschenke und geschäftlichen Vergünstigungen sind nicht rechtswidrig oder stehen im Gegensatz zu Ihnen bekannten Richtlinien von Kunden, Geschäftspartnern bzw. Lieferanten.
4.4.1 Annahme von Geschenken, Vergünstigungen und Vermittlungsgebühren
Weder Sie noch ein anderer Angehöriger Ihrer Familie darf direkt oder über andere von irgendjemandem Geld, ein Geschenk oder eine andere Vergünstigung erbitten oder annehmen, wenn dies die Geschäftsbeziehung der IBM mit dieser Person bzw. Organisation beeinflussen oder den Anschein der Beeinflussung erwecken könnte. Wenn Sie oder Angehörige Ihrer Familie ein Geschenk (einschließlich Geld) erhalten – auch wenn dieses Geschenk nicht erbeten wurde –, müssen Sie Ihren Vorgesetzten informieren und die notwendigen Schritte unternehmen, die die Rückgabe des Erhaltenen oder dessen Entsorgung beinhalten können. Wenn Sie keine anderslautende Informationen erhalten haben, dürfen Sie Folgendes annehmen:
- Werbeprämien und Rabatte von Transportunternehmen, Hotels, Autovermietungen und Restaurants, wenn diese auf Bonusprogrammen für Einzelpersonen basieren und Reisenden generell angeboten werden
- Geringwertige Geschenke, wie z. B. einen Werbeartikel, wenn es anderen mit einer vergleichbaren Beziehung zu dieser Person oder Organisation üblicherweise auch angeboten wird
- Mit Genehmigung des Managements übliche geschäftliche Vergünstigungen, wie z. B. Essen und angemessene Bewirtung, vorausgesetzt diese Ausgaben sind nicht unangemessen hoch, ethisch vertretbar und nicht gesetzlich oder durch Geschäftsrichtlinien des Gebenden verboten
Soweit Sie mit Genehmigung durch IBM Kunden oder andere Organisationen an Dritte vermitteln, dürfen Sie keine Gebühr, Provision oder eine ähnliche Entschädigung für diese Vermittlung annehmen.
Hinweis: Zusätzliche Vorschriften bezüglich der Annahme und Übergabe von geschäftlichen Vergünstigungen und Geschenken, einschließlich Betragsbeschränkungen, sind in der Unternehmensanweisung FIN 168 zu finden. Zudem müssen Sie das weltweite einheitliche Genehmigungsverfahren für Kundenreisen, Bewirtungen und geschäftliche Vergünstigungen durchlaufen, um sicherzustellen, dass Kunden, Geschäftspartnern der IBM und anderen gewährte Zuwendungen nicht nur im Einklang mit den geltenden Gesetzen, sondern auch den Geschäftsgrundsätzen und unseren Werten stehen.
4.4.2 Übergabe von Geschenken, Vergünstigungen und anderen Wertgegenständen
Sie dürfen weder direkt noch durch andere Führungskräften, Beamten, Mitarbeitern oder Vertretern eines Kunden, Lieferanten, IBM-Geschäftspartners oder einer anderen Organisation Geld, Geschenke, Vergünstigungen oder andere Wertgegenstände anbieten oder übergeben, wenn dadurch die Beziehung der Organisation mit IBM beeinflusst oder der Anschein der Beeinflussung erweckt werden könnte.
Sie dürfen:
- Ein Geschenk geringen Wertes übergeben, wie z. B, einen Werbeartikel der IBM, wenn dies nicht gesetzlich oder durch bekannte Geschäftsrichtlinien der Organisation untersagt ist
- Mit Genehmigung des Managements übliche geschäftliche Vergünstigungen, wie z. B. angemessene Bewirtung leisten – vorausgesetzt diese Ausgaben sind nicht unangemessen hoch, ethisch vertretbar und sind nicht gesetzlich oder durch bekannte Geschäftsrichtlinien der Empfängerorganisation verboten
Die vorherige Genehmigung durch die Geschäftsführung und die Rechtsabteilung ist in jedem Fall erforderlich, wenn der vorgesehene Empfänger ein Beamter, Mitarbeiter oder Vertreter einer Behörde oder einer im öffentlichen Eigentum stehenden Stelle oder ein Familienangehöriger dieser Person ist. In solchen Situationen gelten weitere Richtlinien und rechtliche Beschränkungen, einschließlich der Grundsätze für Kunden der öffentlichen Hand , selbst wenn eine angebotene Zahlung in dem Land üblich ist oder wenn lokale Sitten die Übergabe von Geschenken zu besonderen Anlässen erforderlich machen.
Rechtliche und ethische Beschränkungen können nicht nur in Bezug auf Geschenke und Vergünstigungen, sondern auch bei der Einstellung von derzeitigen oder ehemaligen Mitarbeitern der öffentlichen Hand bzw. ihren Familienangehörigen gelten. Bevor Sie versuchen, solche Personen einzustellen, müssen Sie mit der Geschäftsführung der IBM und der Rechtsabteilung der IBM sprechen.
Hinweis: Nach den Gesetzen zur Bekämpfung von Bestechung auf der ganzen Welt, einschließlich des US Foreign Corrupt Practices Act (FCPA, US-Gesetz zur Bekämpfung der Korruption im Ausland) stellt Bestechung eine Straftat dar. Dazu gehört auch die (direkte oder indirekte) Übergabe von allem, was Wert hat, an einen ausländischen Amtsträger, mit dem Ziel Aufträge von der öffentlichen Hand zu bekommen oder zu behalten. Zu ausländischen Amtsträgern können nach dem US Foreign Corrupt Practices Act auch Führungskräfte und Mitarbeiter von teilweise regierungseigenen Unternehmen, Universitäten, öffentlichen internationalen Organisationen und anderen Körperschaften gehören.
4.5 Zusammenarbeit im öffentlichen Bereich
4.5.1 Verkaufen im öffentlichen Bereich
Das Vergaberecht der öffentlichen Hand soll sicherstellen, dass Produkte und Leistungen zu fairen und angemessenen Preisen eingekauft werden. Diese Gesetze variieren stark und können komplex sein.
Bitte achten Sie auf Folgendes, wenn Sie mit dem öffentlichen Bereich zusammenarbeiten:
- Gemäß dem Vergaberecht ist generell eine Ausschreibung erforderlich und die Beschaffung aus einer einzigen Quelle nur unter bestimmten Umständen erlaubt
- Sie können nur eine Vorabkopie einer Ausschreibung einsehen, wenn der Kunde diese auch anderen Bietern zur Verfügung stellt
- Als generelle Regel dürfen Sie nicht Ausschreibungsunterlagen im Namen eines Kunden im öffentlichen Bereich vorbereiten, auch nicht auf Bitte des Kunden, oder Unterlagen bei einem Kunden im öffentlichen Bereich anonym einreichen, z. B. „White Papers“, oder einen Kunden im öffentlichen Bereich darin bestärken, einen Vertrag zu unterzeichnen, bevor IBM der Zuschlag erteilt wurde
- Sie dürfen während einer laufenden oder erwarteten Ausschreibung niemals Geschäfts- und Beschäftigungsmöglichkeiten besprechen, die einem Mitarbeiter im Bereich der öffentlichen Ausschreibungen persönlichen Nutzen bringen könnten, und dürfen im Zusammenhang mit einer Ausschreibung keinerlei Sonderzuwendungen oder Versprechen anbieten oder gewähren
- Vor der Einstellung eines Vermittlers oder Beraters für eine öffentliche Ausschreibung müssen Sie sicherstellen, dass dadurch kein Interessenkonflikt entsteht, dass der Vermittler oder Berater unseren Geschäftsgrundsätzen zustimmt, dass Sie die Genehmigung des Managements einholen und die Abteilung IBM Einkauf oder die Rechtsabteilung einbezogen ist
- Wenn IBM plant, Subunternehmer zu beschäftigen, muss sichergestellt sein, dass diese ebenfalls unsere Vorschriften befolgen
Sie müssen diese Vorschriften und die Grundsätze für Kunden der öffentlichen Hand der IBM befolgen, wenn Sie mit dem öffentlichen Bereich arbeiten. Melden Sie alle tatsächlichen oder möglichen Verstöße gegen diese Vorschriften und das Vergaberecht umgehend Ihrem Management oder der Rechtsabteilung, Trust & Compliance oder über andere Kommunikationskanäle der IBM.
4.5.2 Lobbying
Jeder Kontakt mit Mitarbeitern der öffentlichen Hand mit dem Zweck, die Gesetzgebung oder Regelsetzung zu beeinflussen, einschließlich Marketing- oder Einkaufsaktivitäten, kann als Lobbying angesehen werden. Zudem gehören in einigen Landesgesetzen normale Marketing- und Vertriebsangelegenheiten, die mit der Gesetzgebung oder Regelsetzung nichts zu tun haben, auch zum Lobbying. Sie sind verpflichtet, alle diesbezüglichen gesetzlichen Regelungen, einschließlich aller Meldepflichten, zu kennen und zu befolgen.
Sie müssen sich im Voraus die Genehmigung der Abteilung IBM Government Programs und den Rat der Rechtsabteilung der IBM einholen, wenn Sie Lobbying betreiben oder jemand anderen beauftragen (z. B. einen Berater, Vermittler oder Geschäftspartner der IBM), im Namen der IBM Lobbying zu betreiben – auch wenn das Lobbying auf normale Marketing- und Vertriebsaktivitäten beschränkt ist.
4.5.3 Besuche auf Firmengelände der IBM im Rahmen von Wahlkämpfen
Politischer Wahlkampf ist auf Firmengelände der IBM nicht gestattet. IBM kann u. U. hin und wieder öffentliche Amtsträger bitten, unparteiliche Besuche an den Standorten der IBM zu machen, um unsere Angebote und unsere Meinung über Themen der öffentlichen Politik besser zu verstehen. Jedoch sind unparteiliche Besuche von öffentlichen Amtsträgern innerhalb von 60 Tagen vor einer Wahl, an der sie teilnehmen, im Allgemeinen nicht erlaubt, es sei denn, sie wurden von der Abteilung IBM Government Programs und der Rechtsabteilung der IBM autorisiert.
4.6 Einhaltung internationaler Handelsbestimmungen
4.6.1 Exporte
In unserem global integrierten Unternehmen können Ihre Aktivitäten unabhängig von Ihrer Aufgabe oder Ihrem Standort Auswirkungen auf die Einhaltungen von Export-Regelungen haben. Als US-amerikanisches Unternehmen unterliegen die Hardware- und Softwareprodukte, Leistungen und Technologie (d. h. technische Daten für Design, Entwicklung, Produktion oder Verwendung dieser Produkte und des Source-Codes) der IBM sowohl US-amerikanischen als auch nicht US-amerikanischen Exportgesetzen und -Vorschriften. Bevor die Produkte, Leistungen und Technologie der IBM exportiert, re-exportiert oder geliefert werden können, muss IBM bestätigen, dass die Genehmigung für den Export gemäß US-amerikanischen Exportvorschriften und allen geltenden nicht US-amerikanischen Gesetzen und Vorschriften vorliegt.
Die Exportgesetze und -vorschriften gelten für viele Transaktionen der IBM, u. a.: zwischenbetriebliche Transaktionen; Übertragungen von Technologien innerhalb des Landes an Empfänger, die keine Bürger dieses Landes sind bzw. keine dauerhafte Aufenthaltsgenehmigung besitzen (z. B. wenn der Empfänger ein Bürger ohne US Staatsangehörigkeit mit Wohnsitz in den USA ist); Transaktionen mit Dritten, einschließlich Kunden, Lieferanten und Original-Geräteherstellern; Nutzung der Geschäftspartner der IBM, strategische Partner oder Vermittler zur Lieferung bzw. Durchführung einer Leistung und jede Beziehung, bei der IBM am Export, der Wiederausfuhr oder Lieferung von Produkten, Leistungen oder Technologie an einen beliebigen Ort der Welt beteiligt ist.
Die Exportgesetze und -vorschriften gelten nicht nur für physische Lieferungen. Sie gelten auch für:
- Elektronische Übertragung von und Fernzugriff auf Software oder Technologie
- Bereitstellungen von Leistungen über ein Netzwerk, einschließlich E-Business und E-Service
- Design, Entwicklung und Lieferung von Hardware, Software und Lösungen
- Reisen außerhalb der USA mit Produkten oder Technologie der IBM
- Bereitstellung von technischen Spezifikationen und Leistungsvoraussetzungen für Lieferanten
- Offenlegung von Technologie der IBM gegenüber Personen, die in dem betreffenden Land keine Bürger dieses Landes sind oder keine dauerhafte Aufenthaltsgenehmigung haben (z. B. wenn der Empfänger ein Bürger ohne US Staatsangehörigkeit mit Wohnsitz in den USA ist)
- Beratung (technischer Support) außerhalb der USA bzw. dem Land des Wohnsitzes des Beraters.
4.6.2 Importe
Als bedeutender weltweiter Importeur muss IBM alle Importgesetze, -vorschriften und -anforderungen des internationalen Handels erfüllen. Dazu gehört die Einhaltung von Verpflichtungen gegenüber öffentlichen Stellen bei der Beteiligung an der Versorgungssicherheit und anderen IBM Programmen, bei denen IBM als verantwortlicher Partner beteiligt ist. Aufgrund der steigenden Globalisierung des Geschäftes der IBM gibt es viele, teilweise subtile, Situationen, in denen Ihre Rolle oder Tätigkeit Auswirkungen den Import haben kann.
Neben dem grenzüberschreitenden Transport von Gegenständen gelten die Importgesetze und -vorschriften u. U. auch für andere Aktivitäten, wie z. B.:
- Änderungen der Produktionsstandorte oder –prozesse oder der Bezugsquelle
- Kundenaktivitäten, die eine grenzüberschreitende Lieferung erforderlich machen
- Grenzüberschreitender Versand von Marketingproben oder Prototypen
- Kalkulation von zwischenbetrieblichen Verrechnungspreisen für Verkäufe an eine IBM Gesellschaft in einem anderen Land. Festlegung des Ursprungsunternehmens für ein Produkt
- Pflege von akkuraten Daten und Unterlagen für den Bestand, Vertrieb und Versand von Produkten
Hinweis: IBM verfügt über ein weltweites Netzwerk von Experten, die Fragen zu den Ein- und Ausfuhrkontrollanforderungen der IBM beantworten können. Kontaktieren Sie die IBM Abteilung LO Außenhandel für Fragen rund um den Export und die Importabteilung für Fragen rund um den Import und die Lieferkettensicherheit.
4.6.2 Anti-Boykott
IBM, seinen Niederlassungen und Tochtergesellschaften und deren Partnern ist es untersagt, den Boykott eines mit den USA befreundeten Landes durch ein fremdes Land zu befolgen oder zu unterstützen. Eine ausländischer Staat oder eine mit diesem Staat verbundene Organisation könnte solch eine Bitte in einer Ausschreibungseinladung, einem Auftrag bzw. Vertrag, einem Kreditbrief, mündlich im Zusammenhang mit einer Transaktion oder auf vielfältige andere Art und Weise formulieren. IBM muss solche Anfragen zur Unterstützung eines Boykotts oder der Lieferung von Informationen zu einem Boykott unverzüglich der US-Regierung melden. Zu Beispielen unangemessener Boykottanfragen gehören Bitten, dass IBM sich weigern soll, Geschäfte mit einem Land, seinen Bürgern oder mit bestimmten Unternehmen zu tätigen, soweit diese mit dem boykottierten Land Geschäfte tätigen. Anfragen zur Lieferung von Informationen über Aktivitäten in einem boykottierten Land, Kreditbriefe mit Boykottbedingungen oder die Aufforderung zur Herstellung negativer Herkunftszertifikate erfordern rechtliche Überprüfungen. Wenn Sie von einer Boykottanfrage erfahren oder eine solche erhalten, müssen Sie Ihr Management, die Rechtsabteilung oder die IBM Abteilung LO Außenhandel informieren.
4.7 Grenzüberschreitende Geschäftsreisen
Grenzüberschreitende Geschäftsreisen können Anforderungen und Verpflichtungen bezüglich Aufenthaltsgenehmigung (z.B. Visum), Gehaltszahlung und Versteuerung sowohl nach den internen Richtlinien der IBM als auch den Gesetzen des Ziellandes nach sich ziehen. Zum Beispiel werden üblicherweise gültige Arbeitsgenehmigungen und -unterlagen, wie eine Arbeitserlaubnis oder ein Arbeitsvisum benötigt, wenn Sie in einem anderen Land produktive Arbeit leisten. Ferner können zusätzliche Steuerverpflichtungen gelten.
Befolgen Sie immer die Anforderungen der IBM bezüglich grenzüberschreitender Reisen. In manchen Fällen kann ein International Assignment (z.B. Compliance Service Plan) erforderlich sein, bevor Sie in einem Land, das nicht Ihr Hauptbeschäftigungsland ist, produktive Arbeit leisten dürfen (im Allgemeinen eine Aktivität, die mehr als nur Geschäftsbesprechungen umfasst).
4.8 Die Umwelt
IBM hat sich zu einer führenden Rolle in Sachen Umweltschutz verpflichtet. Alle Mitarbeiter, die an Prozessen beteiligt sind, die Auswirkungen auf die Umwelt haben, z. B. Messen, Erfassen und Melden von Emissionen oder Umgang mit Sondermüll, müssen die geltenden Umweltvorschriften und -genehmigungen sowie die Umweltrichtlinien der IBM befolgen.
Als Mitarbeiter der IBM tragen wir alle Verantwortung für den Schutz der Umwelt. Wenn Sie von einer Verletzung der Umweltgesetze erfahren oder von einer Situation, die eine Verletzung verursachen könnte oder wie eine Vertuschung oder eine Verletzung wirkt, müssen Sie die Angelegenheit umgehend dem Management oder der Rechtsabteilung melden.
5.0 In Ihrer Freizeit
Ihr Privatleben gehört selbstverständlich Ihnen. Jedoch können Ihre Aktivitäten als Mitarbeiter der IBM während und außerhalb der Arbeit Auswirkungen auf den guten Ruf und die Geschäftsinteressen der IBM haben. IBM zählt darauf, dass Sie sich bei all Ihren Aktivitäten an unsere Werte und Geschäftsgrundsätze halten.
5.1 Interessenkonflikte
Ein Interessenkonflikt entsteht, wenn Sie ein persönliches Interesse auf Kosten der Interessen der IBM vorantreiben. Bestimmte Interessenkonflikte können durch gesunden Menschenverstand und sorgfältige Vorgehensweise vermieden werden. Andere wiederum sind unvermeidbar. In manchen Fällen kann schon die Möglichkeit oder der Anschein eines Konflikts problematisch sein. Es liegt an Ihnen, Situationen zu vermeiden, in denen Ihre Loyalität gespalten sein könnte. Im Folgenden sind verschiedene, verbreitete Konflikte aufgeführt.
5.1.1 Unterstützung eines Mitbewerbers
Ein eindeutiger Interessenkonflikt liegt vor, wenn Sie eine Organisation unterstützen, die Produkte und Leistungen vermarktet, die mit den aktuellen oder potenziellen Produkt- oder Leistungsangeboten der IBM im Wettbewerb stehen. Sie dürfen ohne Zustimmung der IBM in keiner Funktion, weder als Mitarbeiter, noch als Berater oder Mitglied des Vorstandes, für eine solche Organisation arbeiten.
5.1.2 Wettbewerb gegen IBM
Weiterhin sind individuelle Aktivitäten, die mit den aktuellen oder zukünftigen Geschäftsinteressen der IBM im Konflikt stehen könnten, unzulässig. Außerhalb der Arbeit engagieren sich viele Mitarbeiter der IBM für Aktivitäten, die im Allgemeinen mit Technologie, Beratung oder anderen Produkten und Leistungen, die IBM seinen Kunden anbietet, verbunden sind. Oft stellen solche Aktivitäten einen Konflikt mit den aktuellen oder zukünftigen Geschäftsinteressen der IBM dar, sodass sie verboten sind. Da IBM schnell in neue Geschäftssparten und Interessensbereiche expandiert, verschieben sich immer wieder die Grenzen für zulässige Aktivitäten. Sie sind dafür verantwortlich, sich bei Ihrem Vorgesetzten oder bei der Rechtabteilung der IBM im Voraus und regelmäßig zu erkundigen, um bestimmen zu können, ob Ihre geplante Aktivität im Wettbewerb mit den aktuellen oder potenziellen Geschäften der IBM steht.
Hinweis: Auch nicht kommerzielle Projekte – wie bestimmte Open-Source-Projekte – können Auswirkungen auf die aktuellen und zukünftigen Geschäfte der IBM haben. Sie sollten sich vor und während eines solchen Projektes an Ihr Management wenden, um regelmäßig die Auswirkungen des Projekts auf die Interessen der IBM zu prüfen.
5.1.3 Lieferungen der IBM
Ohne vorherige Genehmigung durch die Geschäftsführung und die Rechtsabteilung der IBM dürfen Sie nicht als Lieferant der IBM arbeiten, einen Lieferanten der IBM vertreten, für einen Lieferanten der IBM arbeiten oder ein Mitglied seines Vorstandes sein, während Sie Mitarbeiter bei IBM sind. Ferner dürfen Sie kein Geld oder Vorteile irgendeiner Art für Beratungen oder Leistungen annehmen, die Sie einem Lieferanten in Verbindung mit seinen Geschäften mit IBM gewähren.
5.1.4 Persönliche finanzielle Beteiligungen
Sie dürfen keine finanzielle Beteiligung an einer Organisation haben, wenn dieses Interesse einen Interessenkonflikt mit IBM darstellen oder einen solchen Anschein erwecken könnte. Zu diesen Organisationen gehören Lieferanten, Kunden, Mitbewerber, Geschäftspartner der IBM, verbundene Unternehmen und andere, mit denen IBM Geschäfte tätigt. In allen Fällen ist eine finanzielle Beteiligung unangemessen, wenn Ihre Arbeit, die Höhe Ihrer Investition oder die spezielle Organisation, in die Sie investiert haben, nach objektiver Betrachtung von einer außenstehenden Person, Ihre Handlungen als Mitarbeiter/in der IBM beeinflussen könnten.
Wenn Sie – direkt oder indirekt – an einer Entscheidung beteiligt sind, ob IBM mit einer Organisation Geschäfte tätigt, sollten Sie an dieser Organisation kein finanzielles Interesse zeigen oder aufrechterhalten. Zudem dürfen Sie in keiner Situation Aktienoptionen oder andere Wertpapiere annehmen oder kaufen, wenn es fraglich ist, ob das Angebot ganz oder teils durch Ihre Tätigkeit bei IBM motiviert war oder ob die Investition anderweitig einen Verstoß gegen die Richtlinien, Bestimmungen und Vorschriften der IBM darstellt.
Investitionen in Organisationen, die im Besitz von nur wenigen Aktionären sind – typischerweise Unternehmen mit wenigen Aktionären, Partnerschaften und Unternehmen im Alleinbesitz – werfen besondere Fragestellungen auf. Mitarbeiter dürfen keine Investitionen in ein Unternehmen tätigen, das im Besitz von nur wenigen Aktionären und ein Mitbewerber, Lieferant, Geschäftspartner der IBM, Händler oder eine Organisation ist, die IBM-Produkte wiedervermarktet. Ausnahmen müssen von Ihrem Management nach Beratung mit der Rechtsabteilung der IBM genehmigt werden.
Sie dürfen nicht versuchen, diese Beschränkungen bezüglich Investitionen zu umgehen, indem Sie indirekt durch jemand anderen agieren.
Hinweis: Um bestimmen zu können, ob ein unzulässiges Interesse besteht, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Wie ist die Reichweite und die Natur der Beziehung zwischen IBM und dem anderen Unternehmen? Wenn das andere Unternehmen in mehreren Branchen tätig ist, wie bedeutend ist dann der Teil, bei dem es mit IBM im Wettbewerb steht bzw. IBM beliefert?
- Wie hoch ist meine Investition im Vergleich mit meinen Gehalt und anderen Einkommen meiner Familie, einschließlich Einkommen aus anderen Investitionen? Ist sie bedeutend genug, um als Mitarbeiter/in der IBM Maßnahmen zum Schutz oder zur Steigerung meiner Investition zu ergreifen?
- Könnten meine Aktivitäten als IBM-Mitarbeiter/in angesichts meiner Tätigkeit bei IBM Auswirkungen auf den Wert meiner Investition in dem anderen Unternehmen haben (oder einen solchen Anschein erwecken)?
5.1.5 Nahestehende, die in der Branche arbeiten
Enge Beziehungen zu anderen Beschäftigten der Branche – Ehepartner, nächste Angehörige, enge Freunde und ähnliche – stellen besondere Herausforderungen bezüglich der Sicherheit, der Richtlinien und der Vertraulichkeit dar.
Sie finden sich u. U. in einer Situation wieder, in der jemand, der/die Ihnen nahe steht, (z. B. ein Familienangehöriger, die Ehefrau bzw. der Ehemann oder ein Partner) ein Mitbewerber oder Lieferant der IBM bzw. bei einem solchen beschäftigt ist. Auch wenn jeder das Recht hat, seine eigene Karriere zu wählen und zu verfolgen, verlangen solche Situationen besondere Sorgfalt im Hinblick auf Sicherheit, Vertraulichkeit und Interessenkonflikte. Die Enge der Beziehung kann unbeabsichtigt dazu führen, dass Sie den Interessen der IBM schaden.
Falls Sie Fragen zu Ihrer Situation haben, sollten Sie sich an Ihren Vorgesetzten wenden. Häufig können Risiken für die Interessen der IBM minimiert werden durch regelmäßige Hinweise auf die Sicherheitsregularien und besondere Sensibilität im Hinblick auf eine versehentliche Offenlegung vertraulicher Informationen der IBM. Dennoch kann in manchen Fällen eine Änderung der Zuständigkeiten einer der beteiligten Personen erforderlich sein.
Hinweis: Unter bestimmten Umständen kann der Austausch wettbewerbsrelevanter Informationen mit Mitarbeitern eines Mitbewerbers eine Straftat darstellen, selbst wenn die Beteiligten eine solche nicht direkt beabsichtigen. Die Wahrung der Vertraulichkeit von sensiblen Geschäftsdaten kann häufig genauso wichtig für Ihren eigenen Schutz wie für den der IBM sein.
5.1.6 Nutzung der Arbeitszeit für persönliche Zwecke
Unabhängig davon, ob Ihre persönlichen Aktivitäten einen Interessenkonflikt darstellen oder nicht, dürfen Sie auf dem Gelände der IBM und während Ihrer IBM Arbeitszeit, einschließlich der bezahlten Fehlzeiten, die Ihnen zur Erledigung persönlicher Angelegenheiten gewährt wird, keine Arbeit erledigen oder sich darum bemühen, die nichts mit IBM zu tun hat.
5.2 Insiderinformationen und Insiderhandel
Durch Ihre Beschäftigung bei IBM gelangen Sie u. U. an Informationen über IBM oder andere Unternehmen, die nicht öffentlich gemacht wurden. Die Nutzung oder Offenlegung solcher nicht öffentlicher bzw. „Insiderinformationen“ über IBM oder ein anderes Unternehmen zu Ihrem finanziellen oder anderweitigen Vorteil ist nicht nur unethisch, sondern kann auch einen Gesetzesverstoß darstellen. Laut den gesetzlichen Bestimmungen der USA und anderer Länder ist es Personen mit „wesentlichen“ nicht öffentlichen Informationen über ein Unternehmen untersagt, mit Aktien oder anderen Wertpapieren dieses Unternehmens, einschließlich Optionen, „Calls und Putts“, Kaufoptionen und Derivativen, zu handeln oder diese Informationen an andere weiterzugeben, die handeln können. Ein Verstoß gegen diese Gesetze kann zivil- und strafrechtliche Folgen nach sich ziehen, einschließlich Geld- und Haftstrafen. IBM toleriert keine rechtswidrige Nutzung von Insiderinformationen. Diese Verbote gelten weltweit überall dort, wo wir geschäftlich tätig sind.
Was sind wesentliche Insiderinformationen?
Wesentliche Insiderinformationen sind Informationen, die der allgemeinen Öffentlichkeit nicht zur Verfügung stehen und die einen normalen Anleger bei der Entscheidung über den Kauf, Verkauf, oder Behalt von Aktien oder Wertpapieren beeinflussen könnten. Auch wenn es unmöglich ist, im Voraus alle Informationen zu bestimmen, die als wesentliche Insiderinformationen angesehen werden könnten, gibt es einige Beispiele, die nicht öffentliche Informationen über Folgendes enthalten: Die finanziellen Ergebnisse der IBM, einschließlich nicht veröffentlichter Gewinne und Maßnahmen in Bezug auf Dividenden, Übernahmen und andere Geschäftszusammenschlüsse, Veräußerungen, wichtige Ankündigungen bezüglich neuer Produkte und Leistungen, bedeutende Fortschritte im Forschungsbereich und andere bedeutende Aktivitäten, die Auswirkungen auf IBM haben.
Vermeidung rechtswidriger Nutzung und Offenlegung von Insiderinformationen, zum Beispiel:
- Wenn Sie wissen, dass IBM über einen Zusammenschluss nachdenkt oder ein neues Produkt ankündigen oder eine Kaufentscheidung treffen wird, die Auswirkungen auf den Preis der Wertpapiere eines Kunden oder Lieferanten der IBM oder eines anderen Unternehmen haben könnte, sollten Sie keine Wertpapiere dieses Unternehmens kaufen oder verkaufen, bis die Informationen öffentlich gemacht wurden.
- Wenn Sie wissen, dass IBM kurz vor einer Bekanntmachung steht, die Auswirkungen auf den Preis der Wertpapiere der IBM selbst haben könnte, sollten Sie bis nach der Bekanntmachung keine Wertpapiere der IBM auf dem offenen Markt kaufen oder verkaufen. Wenn Sie zum Beispiel Einblick in irgendeine Gewinnmitteilung der IBM haben, dürfen Sie keine IBM Wertpapiere handeln, bevor IBM diese Information veröffentlicht hat.
- Sie sollten basierend auf Insiderinformationen, die Sie über dieses Unternehmen haben, keine Wertpapiere eines Kunden oder verbundenen Unternehmens kaufen oder verkaufen.
- Wenn Sie über die nicht öffentlichen Informationen verfügen, dass IBM den Bau einer neuen Anlage/Gebäude oder die Erweiterung einer bestehenden Anlage/Gebäude plant, sollten Sie nicht in Grundstücke oder andere Unternehmen in der Nähe der neuen Anlage/Gebäude investieren.
- Sie sollten Insiderinformationen über IBM oder andere Unternehmen gegenüber Mitarbeitern der IBM, die diese Informationen nicht aus geschäftlichen Gründen kennen müssen, und gegenüber Personen außerhalb der IBM nicht offenlegen.
Genau wie bei Investitionen sollten Sie diese Vorschriften nicht umgehen, indem Sie durch andere handeln oder Insiderinformationen an andere weitergeben, damit diese sie nutzen können, selbst wenn Sie dadurch keinen finanziellen Vorteil haben. Wenn Sie sich unsicher sind, was Sie auf diesem Gebiet dürfen und was nicht, sollten Sie sich an die Rechtabteilung der IBM wenden.
5.3 Öffentliche Ämter und politische Aktivitäten
IBM bestärkt alle Mitarbeiter darin, persönliche Interessen zu verfolgen, einschließlich einer aktiven Beteiligung im politischen Leben. Auch wenn die große Mehrheit solcher Interessen keine Auswirkungen auf Ihre Position bei IBM hat, gibt es doch Ausnahmen. Bestimmte Aktivitäten außerhalb der Arbeit können Einfluss auf Ihre Position bei IBM haben bzw. anderweitig ein schlechtes Licht auf IBM werfen. Im Zweifelsfall müssen Sie entscheiden, ob Sie durch sorgfältige Steuerung Ihres Verhaltens Schaden abwehren können oder ob Schaden unvermeidbar ist und diese Aktivität somit vermieden werden muss.
5.3.1 Öffentliche Ämter
Die Wahrnehmung öffentlicher Ämter kann u. U. einen Interessenkonflikt hervorrufen. Als Mitglied eines Vorstands oder eines Ausschusses könnten Sie es z. B. mit Entscheidungen zu tun haben, bei denen es um IBM geht, wie beispielsweise eine Entscheidung über den Einkauf von Produkten oder Leistungen der IBM. Unter diesen Umständen könnten Ihr Interesse an IBM und Ihre Verpflichtung gegenüber der öffentlichen Organisation im Widerspruch stehen. Zwar müssen Sie die Bedenken selbst abwägen und die Verantwortung für Ihre Entscheidung tragen, Sie können und sollten jedoch den Rechtsbeistand der öffentlichen Organisation und die Rechtsabteilung der IBM um Rat fragen. Auf jeden Fall sollten Sie klarstellen, dass Sie Mitarbeiter der IBM sind, um den Eindruck zu vermeiden, dass Sie Ihre Zugehörigkeit zu IBM geheim halten wollten. Auch wenn Sie sich für eine Stimmenthaltung entscheiden, sollten Sie klarmachen, dass Sie sich so verhalten, um einen tatsächlichen oder potenziellen Interessenkonflikt zu vermeiden.
5.3.2 Politische Ämter, Spenden und Unterstützung
IBM leistet keine Spenden oder Zahlungen und gewährt keinerlei Unterstützung oder Befürwortung, die als direkte oder indirekte Zuwendung an politische Parteien oder Kandidaten angesehen werden könnten – auch nicht über Zwischenorganisationen wie politische Aktionskomitees, Kampagnenfonds, Handels- oder Branchenverbände. Beispielsweise erwirbt IBM keine Eintrittskarten, zahlt keine Gebühren und erstattet keine Ausgaben für Veranstaltungen, bei denen ein Teil der Gelder für Wahlkampagnen verwendet wird. In vielen Ländern sind politische Spenden von Unternehmen illegal. Jedoch leistet IBM auch dort keine Spenden, wo sie legal sind.
Sie dürfen als Vertreter der IBM keine politischen Spenden leisten. Sie dürfen IBM weder um Erstattung für persönlichen Spenden, die Sie getätigt haben, bitten, noch wird IBM Ihnen solche erstatten.
Denken Sie daran, dass Ihre Arbeitszeit bei IBM und die Nutzung der Vermögenswerte der IBM mit einer Spende gleichzusetzen sind. Deshalb bezahlt Sie IBM nicht für die Zeit, die Sie auf die Arbeit im Rahmen einer Kandidatur für ein öffentliches Amt, als gewählter Amtsträger oder für den Wahlkampf eines politischen Kandidaten verwenden, wenn es nicht vom Gesetz gefordert wird. Sie können sich für solche Aktivitäten jedoch in vernünftigem Rahmen unbezahlt freinehmen, wenn Ihre Pflichten als Mitarbeiter der IBM dies zulassen und Sie die Genehmigung Ihres Vorgesetzten haben. Politische Aktivitäten im Urlaub sind natürlich möglich. Sie sollten die Abteilung IBM Government Programs informieren, bevor Sie ein politisches Amt bei einer öffentlich-rechtlichen Körperschaft annehmen oder sich um ein politisches Amt auf lokaler, staatlicher oder bundesstaatlicher Ebene bewerben.
5.4 Öffentliche Äußerungen und Social Media
Wenn Sie sich zu öffentlichen Angelegenheiten oder in einem öffentlichen Forum äußern, sollten Sie dies als Einzelperson tun und nicht den Anschein erwecken, dass Sie im Namen der IBM sprechen oder handeln. Das ist besonders wichtig angesichts der Entwicklung sozialer Netzwerke. Sie müssen sich immer bewusst sein, dass solche Dienste von Kunden, Kollegen und auch Behörden überwacht werden.
Hinweis: Unabhängig davon, ob es richtig oder falsch ist, bleibt alles in der Öffentlichkeit (sei es auf dem Marktplatz der Stadt oder auf den Seiten eines Social-Networking-Dienstes im Internet) Gesagte und Geschriebene länger dokumentiert, als Sie wahrscheinlich beabsichtigt hatten, und könnte irgendwann von einem Kunden oder Kollegen gelesen werden. Sie sollten sich davor in Acht nehmen, Äußerungen zu tätigen, die unbeabsichtigt ein schlechtes Licht auf IBM werfen oder den Eindruck erwecken könnten, dass Sie für IBM sprechen. Wenn Sie über ein Blog, ein Wiki, eine Social-Networking-Seite, in der virtuellen Welt oder in anderen Social Media kommunizieren, müssen Sie die Richtlinien zur Kommunikation und Vernetzung (Social Computing) der IBM (in englischer Sprache) befolgen.